¿Cuáles son los y contras del uso de WhatsApp en el trabajo?
La preferencia de usar WhatsApp en el trabajo por encima del uso del correo electrónico es cada vez más común, pese a que aún no reemplaza el clásico medio de contacto formal que representa el mail, su instantaneidad y efectividad para la comunicación dan la impresión de que todo se nos ha facilitado, pero… ¿usar WhatsApp en el trabajo realmente trae ventajas para la comunicación o por el contrario la entorpece? Hoy veremos las dos caras de la moneda.
¿Cuál es la principal razón para usar WhatsApp para trabajar?
Actualmente, estamos en constante comunicación por medio de WhatsApp en el entorno de trabajo, en este caso con la intención de aproximarnosa nuestros directivos, supervisores, clientes, prospectos, colaboradores y proveedores. WhatsApp se ha convertido en la herramienta de trabajo que centraliza la comunicación sobre las solicitudes, entregas y feedback de los proyectos especialmente gracias a sus populares chats en grupo.
Además, al igual que cuando se prefiere comunicar una idea por escrito que realizar el protocolo de la llamada telefónica, muchas veces se puede preferir escribir un mensaje de manera mucho más informal y fluida que tomarse el tiempo de redactar un correo más elaborado, WhatsApp es ideal para ahorrar tiempo en estos casos, pero también puede restarnos tiempo en otros.
El lado malo de usar WhatsApp en el trabajo
1. Es difícil hacer seguimiento: pese a que existen opciones bastante útiles para la búsqueda de mensajes a través de palabras clave específicas dentro del chat, no existe una opción para segmentar como se da a través del mail u otras herramientas de gestión de proyectos, así que el proceso de localizar alguna solicitud o comentario en particular sigue siendo entorpecedor.
Dependiendo del número de participantes y las múltiples conversaciones que ocurren de forma paralela, ubicar en el historial ciertos mensajes puede ser una tarea más o menos difícil, por lo que no es recomendable confiar en WhatsApp como la herramienta más óptima para el registro y seguimiento del trabajo.
2. Dar o recibir feedback en los grupos puede ser caótico: tanto por la razón mencionada anteriormente como por motivos que veremos más adelante, el feedback de los proyectos en WhatsApp es mejor darlo o recibirlo por otras vías o dejarlo para chats privados en lugar de grupos.
3. Interrumpe el flujo productivo del trabajo: todas las herramientas de mensajería instantánea de forma consciente o inconsciente logran que se les atribuya un sentido de urgencia, una necesidad de mantenerse al día con cada mensaje desde el primer minuto en que oímos la notificación, esto implica romper con la armonía que requiere estar concentrado en una sola actividad. Esta es una de las razones por las que la comunicación sincrónica que proporcionan herramientas como WhatsApp en el entorno de trabajo recibe críticas constantes.
La situación ha sido analizada incluso por Harvard Business Review, donde se afirma que a este fenómeno se le conoce como “Sobrecarga colaborativa”: el tiempo que los empleados dedican a la colaboración ha aumentado un 50% en los últimos veinte años, traduciéndose en numerosas horas de la jornada laboral que solo se dedican a la comunicación entre colaboradores y no al trabajo continuo y enfocado.
4. Sigue siendo una herramienta que carece de reglas y delimitaciones formales: en tiempos donde el burnout se ha posicionado como un trastorno emocional cada vez más común, hay que poner mucho cuidado, pues el uso del WhatsApp en el trabajo no viene con ninguna regla inherente para desconectar ni con una política de uso en el ámbito laboral.
La persona encargada de administrar la comunicación debe ser quien defina las reglas desde el día uno, o de lo contrario, establecer límites podría ser cada vez más difícil y WhatsApp no estaría exento de ser percibido como un espacio abierto a la disponibilidad sin punto final o como una extensión libre de la jornada laboral.
El lado bueno del uso WhatsApp para trabajar
1. Puede ser útil para casos de urgencia o manejo de crisis: tras delimitar correctamente qué está permitido y qué no dentro de WhatsApp en el entorno de trabajo, se puede llegar a un acuerdo de establecerlo como un canal prioritario para comunicar y discutir casos que requieren atención inmediata y definir roles y/o soluciones para hacerles frente a la brevedad posible.
2. Es perfecto para realizar coberturas o dar actualizaciones en tiempo real en eventos: cuando se trata de eventos que particularmente exigen una cobertura instantánea y colaborativa, WhatsApp es una excelente herramienta para compartir información importante, ubicaciones y archivos multimedia en tiempo real.
3. Al darles un uso correcto, los grupos nos permiten segmentar equipos de trabajo: las personas encargadas de un tema o actividad en concreto pueden organizarse en un grupo moderado por el administrador o administradora de las comunicaciones o la persona encargada de gestionar el proyecto, sin necesidad de involucrar a colaboradores que no están relacionados con la actividad. También se pueden organizar grupos temporales con la finalidad de discutir temas relacionados a algún “sprint” con tareas pre-asignadas y roles definidos.
4. Muestra el estado de los mensajes en grupos: da igual que el usuario tenga la opción de “visto” desactivada, cuando se trata de grupos, WhatsApp no tiene nada que ocultar. Esta opción sorprendentemente no está disponible en otras herramientas que comúnmente usan las empresas para gestionar su comunicación interna, como, por ejemplo, Slack.
En resumen: no existe la herramienta de comunicación perfecta y tampoco hay un manual de herramientas que funcionan mágicamente frente a todas las necesidades; aprovechar los pros y evitar los contras de utilizar WhatsApp en el trabajo dependerá de la una organización colectiva previa en donde cada día sea más fácil educarse sobre las buenas prácticas de comunicación interna que exige la era de la transformación digital.
