Trabajo en Equipo. Claves de la gestión de equipos

Gestión de equipos. En este artículo podrás identificar las principales variables que definen y afectan el trabajo en equipo, así como recomendaciones claves para consolidar, potenciar la gestión de equipos de trabajo. Ya sea si eres líder o colaborador, las ideas que proponemos, te permitirán ayudar a tus compañeros a alcanzar las metas que tienen por delante.

¿Qué es el trabajo en equipo? Para bailar se necesitan más que dos.

Antes de entrar en el tema de la gestión de equipos, conviene definir que es trabajo en equipo. Un equipo es un grupo de dos o más personas que trabajan juntos en función a un objetivo o meta en común. Durante los años 90, la literatura del campo gerencial se esmeraba en diferenciar a los grupos de los equipos de trabajo y ciertamente, no basta con tener a otra persona para hablar de un equipo, el elemento diferenciador entre estos dos conceptos está en el objetivo en común. Podemos decir que un grupo se convierte en equipo en el momento en el que entiende que su interés grupal está por encima del interés particular. Estos conceptos no son nada novedosos, están presentes en el campo gerencial desde principios del siglo pasado, con los aportes de quien es considerado uno de los padres de la administración, Henri Fayol (1841-1925).

Tamaño de los equipos de trabajo.

El tamaño afecta a la gestión del equipo, pues es directamente proporcional a los conflictos que generan, eso no quiere decir que no encontremos problemas en equipos de cinco personas o menos, pero los equipos grandes requerirán de un liderazgo muy claro y contundente para lograr que todos sumen esfuerzos para alcanzar las metas.

Principales características del trabajo en equipo.

Cuando logramos trabajar en equipo podemos ver que sus integrantes tienden a sentirse alineados, disminuye la ansiedad excesiva por alcanzar resultados porque confían en el apoyo de los demás, logran hacer más con menos esfuerzo, la comunicación tiende a ser productiva y suelen no quedarse atascados ante los obstáculos.

Papel de la comunicación y la confianza en la creación de equipos de trabajo eficaces

Supongamos que somos un líder que se encuentra en proceso de formación de un equipo eficaz que tendrá que gestionar, ya tenemos a las personas que conformarán el equipo y también contamos con un objetivo, definido con el rigor de la metodología S.M.A.R.T (específico, medible, alcanzable, retador y limitado en el tiempo). ¿Podríamos entonces descansar y garantizar el funcionamiento adecuado del trabajo en equipo?, la respuesta es: No, todavía queda mucho camino por recorrer, digamos que hasta el momento sólo sabemos a dónde vamos y con quien, pero falta por definir lo más importante: el cómo.

Es aquí donde entran en juego dos variables estrechamente relacionadas: la confianza y la comunicación. Para trabajar en equipo, cada integrante del equipo necesita sentir que los demás hacen un trabajo tan valioso como el suyo y, además, debe contar con las herramientas comunicacionales necesarias para expresar sus diferencias y hacer sugerencias sin herir al otro y sin sentirse culpable. La comunicación juega un papel vital en la cohesión del equipo de trabajo porque es la herramienta que nos permite dirimir nuestras diferencias, dar reconocimiento, aceptar errores. Una comunicación sana es, sin duda alguna, el activo más importante que puede tener una empresa.

Tipos de equipos de trabajo

Hay muchos tipo se equipos, os comentamos los dos más novedosos.

Equipos de trabajo autónomos

Un equipo autónomo de trabajo es un equipo de empleados que tienen un alto nivel de independencia, garantizada y respaldada por la organización. Esta independencia les permite tomar decisiones muy rápidas que no requieren de procesos burocráticos para su aprobación. 

Equipos de alto rendimiento

Están compuestos por individuos con alto nivel de experiencia, con competencias altamente focalizadas en el alcance de las metas y con una clara orientación a lograr los resultados que espera la organización. Estos equipos suelen rotar el rol de líder dependiendo de la persona más cualificada para el momento. Son equipos que buscan el aprendizaje y la mejora continua. 

¿Por qué falla el trabajo en equipo? Problemas más comunes

Los errores en el trabajo en equipo siempre apuntan a las personas, eventualmente los proceso y estructuras pueden distanciar a un equipo de sus objetivos, pero siempre contarán con la posibilidad de reinventarse para retomar el camino. Dentro de los problemas principales que suelen ocurrir tenemos:

1. Falta de confianza: “Hoy me toca trabajar hasta tarde porque tengo que revisar el trabajo de Andrés, no me fío de lo que hace”

2. Liderazgo: “Faltan tres días para entregar el proyecto y no veo que avancen, recuerden que se están jugando el puesto”

3. Metas poco claras: “El objetivo es hacer todo lo que podamos, lo más rápido posible”

4. Problemas de EGOS: “Vamos a estar claros, el que más aporta en el equipo soy yo” 

5. Problemas de comunicación: “En este equipo todos creen que uno es adivino, nadie habla con claridad” 

6. Falta de compromiso: “Lamento que no se cumplieran los objetivos, pero yo hice mi parte como me la pidieron”

7. Falta de motivación: “La gente en la casa matriz se volvió loca con los objetivos que tenemos que cumplir, no hay manera de alcanzar esas metas”.

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Teambuilding: Etapas en la creación de Equipos de Trabajo. Ciclo de vida.

El trabajo en equipo esa dinámico. De la misma forma que el cambio es hoy una norma en las organizaciones, también lo es la aceptación de la composición cambiante de los equipos, que atraviesan importantes y distintas etapas en el desarrollo de su actividad de funcionamiento. Según Tuckman (1965):

1. Formación: Los miembros determinan las reglas básicas para su alianza, con el objetivo de llevar a cabo sus tareas y responsabilidades. Establecen el modo en que interactúan y probarán su influencia y el poder que afecta a las dinámicas de grupo.

2. Discusión o tormenta: En esta etapa es donde las personas investigan si pueden influir en las actividades del grupo y prueban diferentes resultados, tanto en la orientación del proceso como en la tarea. Es una etapa donde se evidencia la disputa por el control entre los miembros.

3. Normalización: Una vez resueltos los problemas del liderazgo y el control, se desarrollan las normas del grupo. Esto podría implicar la aceptación de un líder formal o informal . En esta etapa la identidad del grupo cobra más importancia que los roces personales.

4. Actuación: Este es el resultado esperado de la formación del grupo, los integrantes se preocupan por rendir tanto como sea posible. Esta etapa esta caracterizada por centrar su atención en el establecimiento de las tareas para el grupo. La capacidad para solucionar problemas, previamente explotada, es ahora vital en el alcance de las metas. 

5. Disolución: Esta es la etapa en la que los miembros se preparan para la disolución del grupo y buscan otras alianzas con otros grupos o individuos.

Estas etapas de formación dejan claro que el engranaje de un equipo requiere tiempo. Tener a los individuos más cualificados no es garantía de un equipo eficaz, por el contrario, puede ser incluso más complicado conformar un gran equipo plagado de estrellas. Por otro lado, el mantenimiento de la cohesión del equipo es una tarea de todos los días. Cuando una persona abandona el equipo y entra un nuevo miembro, estamos en presencia de un nuevo equipo, porque esta nueva persona, por muy adaptada que sea, cambia la dinámica de funcionamiento y volvemos a empezar, es como un cubo de rubik, en el momento en que mueves una pieza desajustas otra cara y tienes que empezar a trabajar para volver a lograr el objetivo.

10 claves para fomentar el trabajo en equipo

1. Incorpora personas distintas: las tareas de los equipos son muy diversas y requieren de personas diferentes para asumirlas. Es un error en la gestión del trabajo en equipo, conformar un equipo centrado en un único talento. Es importante tener un mapa del talento de cada uno de los integrantes del equipo para saber explotarlo.

2. Visión a largo plazo: la cooperación se fortalece cuando logramos proyectarnos a futuro con el equipo. En la medida en que veo que mi permanencia en el equipo es corta o tiene límites, mi interés personal tenderá a prevalecer sobre el colectivo.

3. Reconocer los logros: los logros del equipo son de todos, pero si hay alguien que ha hecho un trabajo sobresaliente, debemos resaltarlo. Nunca los aportes son iguales. La motivación del equipo es la energía que le permite sostener el esfuerzo.

4. Comunicación sana: Sin duda la comunicación es un factor clave en un trabajo en equipo eficaz. Si tienes alguna queja con un compañero, no dejes de decírselo. Espera el momento adecuado, pero no dejes de hacerlo y también piensa si no has afectado a alguien con tu estilo de comunicación, en ese caso, ofrece disculpas.

5. Involucra a todos en la toma de decisiones: Cuando sentimos que nuestros aportes pueden cambiar la realidad, tendemos a dar rienda suelta a nuestras ideas a favor del equipo. 

6. Sentido de pertenencia: Los equipos deben ser y parecer, dale forma de marca a tu equipo, piensa en un logo, un lema, un grito de guerra. Todos estos elementos contribuyen a que sus integrantes se sientan parte del equipo.

7. Cambia las tareas y responsabilidades: Todos los proyectos suelen tener tareas repetitivas y rutinarias que no siempre se distribuyen equitativamente entre los miembros del equipo, cada cierto tiempo redistribuye estas tareas para evitar la desmotivación.

8. Actualizaciones constantes: Permite que al menos una vez a la semana, cada miembro del equipo tenga un espacio para compartir el estatus de su trabajo, así garantizarás que todos están en la misma página y evitaras retrabajo.

9. Cultura de feedback: Propicia espacios para dar feedback sobre el desempeño, al punto de generar una cultura de retroalimentación cotidiana. El feedback honesto y educado es una clave relevante en la gestión de equipos. 

10. Metas a la vista: Cuando logramos ver claramente cómo avanzamos en el alcance de los objetivos, nuestra motivación se incrementa y nuestro foco se agudiza. Utiliza una pizarra o alguna herramienta virtual para hacer visible el desempeño del equipo resaltando que tan lejos o cerca están del objetivo.

Como te habrás podido dar cuenta, la gestión de equipos no es tarea sencilla, el trabajo en equipo requiere de un cuidado particular de muchas variables, un cuidado que depende de todos sus integrantes, no sólo del líder, pero siempre que puedas apostar por el equipo debes hacerlo, porque un individuo jamás podrá obtener mejores resultados que un equipo.

Renzo Castillo

Psicólogo / Consultor organizacional / Speaker

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