Qué son y Cómo funcionan los Sistemas ATS Curriculum

Estás buscando empleo, te encuentras con unas siglas nuevas ATS curriculum, desconoces el significado de ATS o su funcionamiento dentro de los procesos de reclutamiento y sientes que ahora tienes: ¡un elemento más que considerar en el exhaustivo mundo de los procesos de selección!. Desde aquí te decimos que es normal esa sensación. Queremos ayudar a aclararte, así que, en este artículo te explicaremos qué son los sistemas ATS y qué claves puedes usar para sacar el mayor beneficio.  

Sabes que en la actualidad el proceso de búsqueda de empleo, va más allá de tener un currículum actualizado, presentar un par de entrevistas y esperar una decisión.

Los avances tecnológicos han abierto la entrada a diversos sistemas que permiten optimizar los procesos de recursos humanos en las empresas. Porque ya no es como antes, que para una posición, se presentaban unas pocas decenas de candidatos. Ahora, con la globalización y la fuerza del trabajo remoto, se presentan cientos de ellos. Lo que hace que el departamento de selección, requiera sumar a su equipo humano tecnologías de filtrado y gestión que permitan administrar con eficiencia las diversas tareas de reclutamiento y contratación. Esta es la labor que cumplen los “Applicant Tracking System” o ATS por sus siglas en inglés. En español podemos llamarlos “Sistemas de seguimiento de aplicantes”.

Continúa leyendo este artículo para que te enteres de más detalles sobre qué es ATS, cómo funcionan y que debes hacer para tener un CV compatible con los sistemas ATS.

¿Qué es un sistema ATS en recursos humanos?

Significado de ATS

Como lo mencionamos, el significado de sistema ATS es “Applicant Tracking System”, por sus siglas en inglés. Es un software utilizado por los departamentos de RRHH de la empresas que permite gestionar y automatizar actividades propias del proceso de reclutamiento y selección, logrando eficiencias en la práctica.

En el mercado existe una gran variedad de ATS usados por las empresas, los más populares son: Workday Recruiting, Bamboo HR, Greenhouse, Taleo, Recritee, entre otros.

¿Para qué sirve un sistema ATS en reclutamiento?

Un sistema ATS sirve como herramienta tecnológica para la operación interna de los procesos de  reclutamiento y selección en las empresas. Sus funcionalidades relevantes son:

• Publicación de Ofertas: Anuncio de la posición ofertada e integración con portales de empleo externos, redes sociales, páginas web u otros, generando mayor visibilidad y poder de atracción de candidatos.
• Gestión de Currículums: Recepción y administración de CV en un mismo lugar, facilitando la extracción de datos relevantes para la posición.
• Búsqueda de Candidatos: Facilita el filtrado e identificación de los candidatos que cumplan con los criterios de la búsqueda fijados por los reclutadores. Quizás esta funcionalidad es la más conocida en los sistemas de ATS curriculum.
• Comunicación con Candidatos: Permite establecer envío de correos electrónicos, programación de entrevistas y notificaciones de estado del proceso de selección, de forma directa y automática con los candidatos.
• Colaboración Interna: Apoya a los participantes del equipo de selección, al asignar tareas, compartir comentarios sobre candidatos y mantener actualizado el estado del proceso.
• Generación de Informes: Elabora documentos e indicadores sobre el desempeño del proceso de selección y contratación.

El filtro de los ATS en el currículum

Elsistema ATS es un software que opera principalmente, respondiendo las órdenes dadas por el responsable del reclutamiento, por lo que se puede sacar provecho de su función estrella: la gestión de los currículums, donde los filtros son claves para lograr eficiencias en la preselección de los candidatos. El filtro de los ATS puede funcionar así:

1. Fijación de Criterios/ Palabras Clave: El reclutador configura aquellos términos relevantes para la posición como: Habilidades duras y blandas, años de experiencia, formación, sector, etc.
2. Ponderación de Criterios: Algunos ATS pueden utilizar algoritmos que ponderen, en orden de importancia, cada palabra clave. Por lo que aquellos CV que contengan un número de palabras con más peso, recibirán mayor puntuación por el sistema, elevando su probabilidad de selección.
3. Escaneo de palabras clave: El ATS escanea los currículums buscando las palabras que coincidan con los criterios especificados. Aquellos que contengan mayor cantidad de palabras clave son los que tienen más alta probabilidad de selección, para así superar esta etapa. En este artículo hablamos de palabras clave en el CV.
4. Preselección: Luego de estos pasos, el ATS arrojará los resultados que mayor coincidencia tengan con la búsqueda y serán estos currículums, los preseleccionados para ser revisados directamente por el reclutador.

¿Cómo es un currículum compatible con ATS?

Un currículum compatible con ATS es aquel que no será descartado automáticamente y llegará a las manos del reclutador. El sistema de seguimiento de candidatos no lo descartará porque está correctamente formateado y cumple con todos los criterios del software. Es el currículum que necesitas si estás buscando dar el siguiente paso en tu carrera. Para redactar un currículum compatible con ATS, debes eliminar cualquier elemento que pueda generar problemas de compatibilidad. Aquí tienes algunas recomendaciones para asegurarte de que tu currículum siempre funcione correctamente.

Cómo crear un currículum compatible con ATS

1. Incluir palabras clave.

Un sistema ATS funciona de manera parecida a la optimización de motores de búsqueda (SEO): a través del uso de palabras clave. Cuando envías tu currículum, el ATS lo escanea y lo guarda en una base de datos. Posteriormente, el reclutador puede buscar en esta base de datos utilizando palabras clave relacionadas con habilidades, titulaciones o puestos de trabajo específicos para filtrar las solicitudes. Tu objetivo es asegurarte de que tu currículum contenga esas palabras clave que probablemente el reclutador estará buscando. Para encontrar las palabras clave adecuadas para tu currículum, revisa la oferta de trabajo como punto de partida. Casi siempre, la oferta contendrá las habilidades y titulaciones específicas que el reclutador busca. Asegurarte de que estas palabras clave estén presentes en tu currículum. Por ejemplo, si la oferta de trabajo menciona «venta consultiva» como requisito y tienes experiencia en ello, asegúrate de que la frase «venta consultiva» esté incluida en tu currículum.

2. Formato de tu currículum

El formato de tu currículum es crucial para que un ATS pueda leerlo con éxito y detectar las palabras clave. Considera los siguientes consejos como punto de partida:

• Nombre de archivo: Personaliza el documento con tu nombre completo y currículum o CV. No uses nombres genéricos o confusos.
• Envía tu currículum en formato Word o PDF.
• Utiliza un tamaño de letra no menor a 10 puntos.
• Alinea tu documento a la izquierda.
• Usa márgenes de al menos 1,25 cm.
• Evita fuentes de letra no estándar, imágenes incrustadas y diseños de currículum poco convencionales. Aunque sean atractivos para el ojo humano, pueden ser problemáticos para un sistema ATS.
• Mantén tu información en el cuerpo del documento y no incluyas nada importante (como nombre, correo electrónico, etc.) en el encabezado o pie de página.
• Secciones: Segmenta adecuadamente las secciones de tu CV organizándolas con su titular propio: Perfil, Habilidades, Experiencia Profesional, Educación, Idiomas, Tecnologías, otros.
• Estructura: Mantén el mismo formato y estilo de diseño en todo el currículum.

3. Incluir Competencias o fortalezas

 Si una oferta de trabajo requiere de una habilidad o competencia concreta, lo más probable es que el reclutador utilice un ATS para filtrar los currículums que incluyan esa habilidad específica. Añade una sección de Habilidades o Competencias en tu currículum para garantizar que tu perfil sea seleccionado. Enumera todas tus habilidades y titulaciones relevantes con un lenguaje claro que el reclutador utilizará para buscar.

4. Evitar contenido irrelevante

Cuando se trata de tu currículum, es común querer incluir todo lo que te hace un trabajador excepcional: tu capacidad para aprender, tu actitud positiva, tu fuerte sentido ético. Sin embargo, estos no son términos que los reclutadores suelen buscar, así que no hay problema en omitirlos. Concéntrate en habilidades y competencias prácticas, ya que son estos términos los que te ayudarán a superar los filtros automáticos.

5. Usar títulos de puesto claros

Evita títulos de trabajo rimbombantes que suenan bien pero que pueden ser confusos o no ser reconocidos socialmente. Los reclutadores buscarán puestos de trabajo reales, así que es crucial que los títulos de tus puestos anteriores en el currículum coincidan con lo que ellos reconocen. Revisa las ofertas de trabajo publicadas por el reclutador para ver qué terminología utilizan y después replica esa terminología en tu currículum.

¿Cómo saber si tu currículum es compatible con ATS?

Guarda tu currículum en formato de texto plano. Los sistemas ATS prefieren currículums con diseños sencillos y una estructura clara de información. Suelen tener dificultades para leer información en imágenes y diseños complejos; cuando tu currículum se procese a través del ATS, estos elementos pueden causar confusión o no ser reconocidos. Para verificar qué información podría perderse o desorganizarse después de pasar por el ATS, copia y pega el contenido de tu currículum en un archivo de texto plano y examina el resultado. Si la versión de texto plano carece de detalles importantes de tu documento original, si algunos caracteres no se han guardado de manera correcta o si la información parece desorganizada (por ejemplo, la cabecera de la sección de Idiomas se encuentra en medio de la experiencia laboral), entonces puedes estar seguro de que tu currículum necesita ajustes para pasar la prueba de «legibilidad ATS».

¿Qué evitar en un currículum para pasar un ATS?

Esto es lo que debes dejar a un lado si quieres que un ATS analice tu CV óptimamente:

• Gráficos o tablas: Limita en lo posible el uso, esto dificulta el barrido y lectura del ATS.
• Caracteres especiales o formatos no tradicionales: Estos símbolos, emojis o formatos enriquecidos (negrita o cursiva en exceso) podrían no ser reconocidos por el ATS.
• Abreviaturas: Evita usar las que son poco comunes a tu industria.
• Errores de Ortografía: fallas en la ortografía y gramática puede afectar la precisión de evaluación del ATS.

Ejemplo de CV compatible con ATS

A continuación, encontrarás una estructura básica que hace a un CV compatible con ATS.

[TU NOMBRE COMPLETO]

[Aquí incluye el titular de tu rol Profesional]

[Aquí datos de contacto: E-mail, Móvil, LinkedIn y País/Ciudad]

[Perfil]

Aquí describe tu perfil profesional de manera concisa y con palabras claras. Incluye lo que principalmente quieres que el reclutador sepa de ti y tus objetivos profesionales

[Competencias Técnicas y Habilidades Personales]

• Haz un listado de tus principales habilidades técnicas y blandas. Aquello que focaliza, lo que sabes y cómo lo haces.
• Estudia la oferta a la que te postulas y usa las palabras clave que son compatibles contigo.

[Experiencia Profesional]

Título de la posición laboral 1 (la más reciente)

Nombre del lugar y fechas de desempeño

• Describe las responsabilidades principales, de manera abreviada y con sentido, usa palabras clave.
• Incluye siempre los logros cuantitativos y cualitativos que obtuviste.

Título de la posición laboral 2

Nombre del lugar y fechas de desempeño

• Responsabilidades clave
• Principales contribuciones

[Formación Académica (Oficial/ Formal)]

Nombre del título académico

Centro educativo y fechas

[Formación Complementaria (Cursos extra relevantes)]

Nombre del título académico

Centro educativo y fechas

[Tecnologías]

• Haz un listado de las tecnologías que dominas que sean relevantes para el objetivo profesional.

[Idiomas]

• Haz un listado de los idiomas con su nivel de dominio

¿Qué beneficios tiene usar un software ATS en la empresa?

El proceso de reclutamiento y selección en las empresas es uno de los que más esfuerzo requiere. Intervienen varios miembros del equipo, tiene múltiples tareas de diverso tamaño, unas más estratégicas que otras, pero todas igual de importantes y los tiempos de ejecución fluctúan por diversas razones. Todo esto hace que contar con un sistema ATS facilite la marcha del proceso, incrementando significativamente su eficiencia y calidad, lo que se refleja en mejores contrataciones y una experiencia positiva tanto internamente, como en los candidatos.

Estos son algunos de los beneficios de los ATS para los departamentos de RRHH

• Eficiencia y Ahorro: Automatización de tareas tradicionalmente manuales, como: publicación de ofertas, primer filtro de currículums, programación de entrevistas, contacto con candidatos y seguimiento de estado en los procesos de selección. Esto impacta positivamente en el ahorro de recursos y libera al reclutador para centrarse en labores más estratégicas.
• Reducción de errores: Al disminuir la intervención humana en tareas automatizables, se minimiza los errores en la gestión de datos y garantiza que el ATS siga los mismo criterios para todos los candidatos, lo que homogeniza y objetiva el trato.
• Elevación de la calidad: Un mejor filtrado y contacto más rápido con el candidato hace que los reclutadores tengan vía óptima para llegar a los candidatos más calificados, reduciendo el tiempo que se tarda en llenar una vacante. También facilita la interacción de los diferentes involucrados dentro de la contratación.
• Posicionamiento de la marca empleadora: El uso de ATS mejora la experiencia del candidato, recibiendo automáticamente, notificaciones, programación de entrevistas y seguimiento al estado, lo que mejora la imagen de la empresa en el exterior. 
• Analítica de datos: Con el auge de la Analítica de RRHH, los ATS proporcionan informes que ayudan con el rastreo y evaluación de indicadores que miden el desempeño del proceso, sus fortalezas y áreas de mejora para poder tomar decisiones basadas en hechos y datos.

Como candidato, usa a tu favor el software ATS

Como candidato, no siempre podrás saber si una empresa está usando o no un ATS. Lo puedes intuir si es una empresa de gran tamaño, si recibes notificaciones de contacto que se notan automáticas, con remitentes de correo genéricos o no personales. Sea de esta forma u otra lo que más recomendamos es tener, para cualquier ocasión, un currículum compatible con el funcionamiento de los sistemas ATS

Aquí te dejamos nuestros consejos clave para que eleves la probabilidad de ser preseleccionado por el software.

• Personaliza tu currículum de acuerdo con la posición a la que te presentas y usa siempre sus palabras clave.
• Sigue correctamente los pasos de aplicación, llena todos los campos requeridos y adjunta los documentos que te soliciten, como curriculum y carta de presentación.
• Crea tu perfil en plataformas de empleo, no te quedes únicamente con el CV en versión PDF. Esto, porque algunos ATS pueden estar integrados con los portales.
• Haz seguimiento a tus solicitudes, esto hará que detectes con mayor precisión cuando es oportuno contactar con el reclutador, si es necesario.
• Revisa tu e-mail o SMS, se pueden poner en contacto contigo a través de estos canales. No olvides chequear en la bandeja de no deseados, los mensajes enviados por estas herramientas pueden caer allí.

Conclusiones

A lo largo de este texto, se han evaluado distintos factores sobre el sistema ATS, su significado y uso en los departamentos de reclutamiento. También hemos visto qué hace a un currículum compatible con el software, cómo operan los filtros ATS al escanear un CV y la manera en la que como candidato puedes usar el sistema a tu favor.

Como resumen clave podemos decir que un sistema ATS es una herramienta tecnológica adoptada por los departamentos de recursos humanos para lograr eficiencias en el proceso de reclutamiento y selección, permitiéndole automatizar la gestión de currículums, a través del filtrado de palabras clave, configuradas por el reclutador. Así mismo, facilita las tareas de relacionamiento con candidatos y la intervención de los distintos miembros de la empresa que hacen parte de la contratación.

Como candidato, el control que tienes al interactuar con este tipo de sistemas se centra en la construcción de un CV compatible con ATS. Esto lo lograrás siguiendo las pautas que te proponemos como: uso de formato PDF, nombre de archivo personalizado, segmentación clara de las secciones del CV y lo más importante de todo, uso de las palabras clave que se exponen en las ofertas laborales y que hacen parte de tu “Know How” o “Saber hacer”. Evita gráficos, caracteres especiales, abreviaturas que no sean propias de la industria y cuida mucho tu gramática y ortografía. Si tienes en cuenta esta información y te apoyas del resto de recursos del blog que tenemos a tu disposición para construir un CV de calidad, tienes altas probabilidades de ser preseleccionado por un ATS.

Por Alejandra Galindo