¿Has tenido reuniones eficaces de trabajo últimamente? ¿Recuerdas la última? se nos hace difícil mantener buenas reuniones, breves, concretas, con objetivos claros, planes de acción definidos etc. Cada vez somos más conscientes de ello y surgen diferentes metodologías para acabar con las pérdidas de tiempo, las reuniones aburridas, pesadas, que se alargan innecesariamente con divagaciones que no conducen a nada.
En el entorno organizacional muchas cosas han cambiado, bien sea por el auge de la tecnología, por nuevas formas de liderar, el mundo globalizado y miles de otros motivos; sin embargo, lo que se ha mantenido constante son las reuniones de trabajo.
Sin duda, forman parte del desarrollo de la estrategia de toda empresa, de la comunicación efectiva entre equipos de trabajo y la coordinación de actividades, por ello es que se mantienen a pesar de los cambios y se mantendrán por muchos años más.
Si bien diversas aplicaciones hoy en día permiten la gestión de proyectos, tareas, equipos, etc., nada como esa conversación directa, en vivo -virtual o presencial- con nuestro compañero de trabajo para resolver dudas de manera inmediata, aclarar temas y muchas otras cosas más.
No obstante, así como de útiles y productivas pueden ser las reuniones, igualmente pueden llegar a ser una completa pérdida de tiempo si no son gestionadas de forma adecuada. Para que esto no te suceda, en este artículo compartiremos información, datos y consejos que te serán de muchísima utilidad para hacer más eficaces y eficientes tus próximas reuniones de trabajo.
Qué son reuniones efectivas en el trabajo
Podríamos definir una reunión efectiva como aquella en la que un grupo de personas asisten para cumplir un objetivo en concreto, y logran salir de ella con acciones concretas o decisiones que permiten avanzar hacia un propósito mayor. La discusión que se genera permite a los participantes expresar sus opiniones de forma abierta, hay alto nivel de escucha y respeto, y se mantiene el contenido de sus aportes directamente relacionados con el objetivo de la reunión.
Esto lo tenía bastante claro Steve Jobs, quien cumplía 3 claves básicas para garantizar que sus reuniones fuesen tan efectivas como efectivos eran sus resultados de negocio. Este visionario de la tecnología exigía que para cada reunión debía cumplirse lo siguiente:
- Solo asisten las personas necesarias.
- No deben ser más de 3 puntos en la agenda.
- Debe limitarse a 30 minutos como máximo.
Si pensamos por un momento, ¿cuántas veces nos hemos salido de una reunión con la sensación de haber perdido el tiempo? En ese momento, no hay duda de que al menos en uno de los puntos anteriores falló la reunión. Por tanto, no es de extrañar entonces cómo modelos similares son replicados por grandes empresarios como Jeff Bezos o Elon Musk.
Por ejemplo, en el caos de Bezos, ha dicho en reiteradas ocasiones que sólo se reúne con los inversores de Amazon seis horas al año, nunca por la mañana y, sobre todo, bajo la regla de las dos pizzas: nunca tener una reunión en la que dos pizzas no sean suficientes para alimentar a todo el grupo.
¿Te animarías a crear tus propias reglas de reuniones efectivas en tu empresa? Veamos antes lo que caracteriza las reuniones efectivas para que puedas desarrollar tus propias claves siguiendo el modelo que han implementado grandes empresas.
Características de las reuniones eficaces de trabajo
Antes de entrar a hablar sobre qué exactamente caracteriza a las reuniones efectivas, es interesante que revises qué está sucediendo en las reuniones que realizas hoy en día ¿Cómo se están gestionado? ¿Qué las caracteriza? Como líder de una reunión ¿qué has observado? Son preguntas muy válidas para determinar, digamos, la línea base de cómo son percibidas tus reuniones hoy en día. Por ejemplo, un ejercicio interesante sería que pudieses responder las siguientes preguntas al terminar tu próxima reunión y luego comparar tus resultados con lo que describiré más adelante acerca de las características de las reuniones efectivas de trabajo. Las preguntas que podrías hacerte son las siguientes:
- ¿La gente se distrajo?
- ¿Mantuvieron conversaciones paralelas?
- ¿Fuiste tú quien conversó prácticamente todo el tiempo?
- ¿La discusión se desvió hacia temas irrelevantes?
- ¿Todas las opiniones e ideas que se expresaron eran bastante similares?
Según el Prof Steven G. Rogelberg, de la Universidad de Carolina del Norte y autor del libro “The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance”, si respondes afirmativamente a algunas o a todas estas preguntas, sin duda, tienes un problema en tus reuniones de trabajo. Por tanto, deberás trabajar tanto en la preparación misma de cada reunión como en el proceso de facilitación. La primera recomendación sería que solicites feedback (cómo dar feedback) y determines de esta manera los aspectos positivos y aquellos que pudieras mejorar.
En lo particular, me gusta centrarme en 3 pilares que son fundamentales en cualquier reunión y que, bien desarrolladas, las hacen modelo de una buena y efectiva reunión de trabajo. Estos pilares son:
La agenda:
- Todos la conocen antes de asistir a la reunión. Cada persona que va a estar presente sabe los puntos que se van a discutir, qué presentaciones se van a realizar, quién las va a hacer y qué tiempo llevará la discusión o revisión de cada punto (Si te interesa el tema de las presentaciones eficaces te recomendamos este artículo) . No hay temas sorpresa o de último minuto.
- Abarca muy pocos puntos para evitar que se extienda demasiado. No más de 4 puntos es el número ideal, aunque evidentemente dependerá de cómo quede descrito en la agenda dicho punto. Se evita colocar al final de la agenda el famoso “puntos varios” que no dice nada en concreto y termina siendo una oportunidad de quien lidera la reunión para decir: “Aprovechando que están todos aquí…”
Los participantes:
- Asisten solo aquellos que aporten valor o tomen decisiones. Se evita invitar aquellas personas que claramente se les puede hacer un breve resumen de las conclusiones posteriormente, pues no son tomadores de decisiones en dichas reuniones.
- Crean entre ellos un ambiente de escucha, apertura y respeto. Las ideas de todos son escuchadas sin emitir juicios de valor, interrumpir o criticar negativamente. Se promueve la comunicación abierta, asertiva y empática como comentamos en la guía sobre la gestión de personas y equipos.
- Respetan los tiempos, la agenda y el objetivo de la reunión.
- Se comprometen con las tareas asignadas al finalizar la reunión. Cuando salen de la sala, tienen la percepción de que fue productiva, que se alcanzaron los objetivos y que tienen en sus manos pasos concretos a seguir. Recuerda que todos queremos ser más productivos.
El objetivo:
- Se establece anticipadamente. No se expone justo antes de iniciar la reunión, sino que se indica con anterioridad, lo cual facilita la preparación de cada asistente.
- Se cumple al finalizar la reunión. Habrá casos donde no se cumple con exactitud o en su totalidad, pero sí se logra el avance hacia una meta mayor.
En tu próxima reunión de trabajo revisa cada uno de estos pilares a fin de determinar en cuál de ellos deberás implementar acciones concretas para hacer de tus sesiones un espacio de gran productividad y eficiencia en los objetivos que te plantees.
Por qué es importante hacer reuniones eficientes y productivas
Desde mi punto de vista, la razón por la que es importante hacer que las reuniones sean eficientes y productivas es muy básica: no podemos eliminar las reuniones. Me explico mejor a continuación. En diversas empresas, viendo lo improductivas que resultan muchas reuniones, han tomado la decisión de eliminarlas.
Esto claramente es un gran error pues no se ataca directamente el problema, por el contrario, se corre el riesgo de crear nuevos problemas ya que, a fin de cuentas, siempre necesitaremos las discusiones, los aportes de las personas, el “fase to fase” para la toma de decisiones críticas para la organización. Entonces, si no podemos eliminarlas, más nos vale hacerlas lo más productivas posibles ¿no crees?
El Prof. Rogelberg -a quien ya mencionamos en el punto anterior- señala, en una de sus investigaciones, que de las 23 horas que los ejecutivos pasan en reuniones cada semana, al menos ocho son improductivas. Luego, al preguntar a los asistentes, el 90% dicen que sueñan despiertos en las reuniones y el 73% admiten que utilizan el tiempo de reunión para hacer otros trabajos. Y, sin embargo, la autoevaluación que hacen los líderes acerca de sus propias reuniones es increíblemente positiva versus lo que comentan los que asisten.
Esto hace que las probabilidades de que dichos líderes hagan cambios en la forma en que conducen las entrevistas sea muy baja y, en consecuencia, la percepción de reuniones improductivas y de frustración entre las personas se mantenga en el tiempo.
Pero hay más. No es solo la frustración y el descontento al salir de una reunión. Es también los costes asociados que pueden elevarse a millones de euros si sumamos todas las reuniones improductivas que se dan en las grandes empresas cada año. Además, hay un impacto en el compromiso de los empleados, su rendimiento y por supuesto sus niveles de innovación ¿Quién puede sentir compromiso, ganas de innovar o sentirse retado en una reunión completamente ineficiente?
Y qué decir de las reuniones a última hora de la mañana o de la tarde, que se van alargando hasta sobrepasar la jornada de trabajo/horario, rompiendo el balance de la vida profesional y vida personal.
Sobran las razones para que tomes acciones pronto y mejores desde hoy tus reuniones, por lo que te recomendamos seguir los consejos que señalamos a continuación.
6 Consejos para mantener reuniones eficaces
Habiendo comprendido la importancia de las reuniones eficaces y productivas te preguntarás ¿qué debo hacer para alcanzar mis objetivos en cada una de ellas y que todos sientan el compromiso que busco, antes, durante y después de cada reunión? Pues bien, aquí te resumo 6 consejos muy prácticos.
- Establece objetivos claros para la reunión
Toda reunión debe tener objetivos (cómo establecer objetivos), pudiendo ser uno principal y varios secundarios. Pero, independientemente de ello, la forma en cómo se escriban y se comuniquen, previo a la reunión, es fundamental para asegurar que nadie llegue con dudas y sin comprender exactamente de qué se va a conversar en la sesión.
Un gran error que se comete al establecer el objetivo es su redacción, el cual se centra, no en el resultado que se quiere alcanzar sino en la acción en sí. Por ejemplo, no es lo mismo establecer como objetivo “Discutir el problema X” a decir: “Tomar decisiones sobre el curso a seguir para resolver el problema X”. Por lo anterior, revisa los aspectos básicos sobre redacción de objetivos para que los apliques igualmente en aquellos definidos para tu reunión.
- Define correctamente la agenda
La agenda va más allá de solo escribir los objetivos. Es importante que los participantes sepan quiénes estarán presentes, qué presentaciones se harán, cuánto tiempo está destinado para cada punto de la agenda, etc. Con esto, vas a asegurar que cada miembro se prepare según su área de experiencia, función u aporte que deba ofrecer, evitando así las típicas frases: “No tengo esa información a mano…”
La agenda además incluye el no excederse de los 30 minutos en total, pues más allá de este tiempo, la atención disminuye y, en consecuencia, los aportes y resultados que se esperan lograr.
- Identifica quiénes asistirán a la reunión
Una vez establecido el objetivo, podrás identificar con claridad quiénes son aquellos colaboradores que deberán estar presentes. Así, por ejemplo, si al finalizar la reunión quieres salir con una decisión sobre un aspecto en concreto, evita invitar a quienes no tengan la experiencia o el conocimiento necesario del tema solo por el hecho de que desees que estén informados de la decisión final que se tome.
Esto no hará sino hacerles perder el tiempo. En lugar de invitarlos a la reunión solo infórmales sobre la decisión una vez que concluya la reunión. Olvídate del: “Es importante invitarlos para que se sientan involucrados”, pues más involucrados se sentirán con reuniones informativas individualizadas que asistiendo a una donde no tienen voz ni voto.
- Decide sobre la estructura y la dirección de la reunión
Según sea el objetivo de la reunión, el formato que se defina va a variar. Por ello es importante que tengas presente si la estructura que has definido va en línea con el objetivo que te has planteado. En ocasiones, puede resultar muy productivo contar con un consultor externo -con una visión menos subjetiva que los involucrados- para dirigir la reunión. Incluso, aún siendo tú el líder del equipo, puede ser otro a quien delegues dicha dirección (puedes ver artículo sobre cómo delegar eficazmente aquí). Por tanto, piensa en el objetivo y luego concreta el formato de la reunión para decidir sobre su estructura y quién la liderará.
- Próximos pasos
Para garantizar que todos salen de la reunión con la percepción de que fue eficiente y productiva, más allá de alcanzar el objetivo, es que cada miembro salga de ella con una acción en concreto en sus manos. Esta acción no necesariamente va a significar un mega-proyecto que deba ejecutar, puede ser simplemente transmitir los acuerdos alcanzados a otras personas que deben ser notificadas, preparar un informe o enviar una información una vez recopilada.
Difícilmente una reunión termina sin que haya un seguimiento o cerrando el punto para no conversarlo nunca más. El dinamismo es parte de la esencia de las reuniones eficaces, y asegura mantener a todos en la misma línea y comprometidos por alcanzar un objetivo aún mayor.
- Notas finales. Acta de la Reunión
Si bien muchos tomarán sus propias notas a lo largo de la reunión, es importante que queden los acuerdos, las conclusiones y los próximos pasos (quien, cuando y cómo) bien descritos en un reporte que pueda luego ser compartido entre todos. Esto evitará confusiones sobre exactamente lo que se acordó y aumentará el compromiso de cada participante. Nos ahorraremos frases como “eso no fue lo que escribí en mis notas”, “ese no fue mi compromiso”, “así no fue como lo dijimos en la reunión”, “no recuerdo el valor que dijimos y acordamos”, “no recuerdo haber sido yo el que quedó responsable por hacerlo”.
Una vez que comiences a implementar estos consejos, recuerda ser consistente y mantener su aplicación en cada reunión que realices. Con ello, no solo harás que se convierta en un hábito la preparación y ejecución de cada reunión, sino que permitirá a los participantes asistir con entusiasmo pues sabrán que no irán a perder su tiempo; sino por el contrario, serán reuniones eficaces y productivas.
Aixa Zerpa
