Todos hemos participado alguna vez en un proceso de selección, sea por una posición a la que optamos, una beca que aspiramos, un curso, etc. En cada uno de ellos habremos notado claras diferencias en sus fases, proceso y cuestiones claves que hacen de cada uno una experiencia diferente. Al final no deja de ser todo un gran embudo que lleva a una sola persona a ser finalmente la escogida para cubrir el rol.
Pero realmente, ¿cuáles son las fases?, ¿en qué consiste cada una? Estas son algunas de las preguntas que responderemos a lo largo de este artículo para dilucidar un poco esa gran caja negra a la que nos enfrentamos. Así que no te preocupes, hoy abriremos esa caja y te contaremos muchos detalles que te ayudarán a prepararte mejor ante futuros procesos de selección en los que participes.
¿Qué es realmente un proceso de selección?
Como su mismo nombre lo indica, es un conjunto de acciones que tienen como objetivo final la elección de un candidato para un determinado rol. Se define como “proceso” pues son etapas secuenciales, definidas en un orden determinado. De hecho, podríamos hablar de dos niveles de selección: la preselección y la selección en sí misma.
La preselección permite identificar, a partir de un gran número de candidatos, aquellos que cumplan con los requerimientos básicos e indispensables para la posición. Aquí aún no se selecciona al o los candidatos finales, solo se determinan aquellos que podrán pasar a fases más complejas de evaluación.
La selección permite ya reconocer e identificar aquel candidato que mejor se ajusta al rol y que finalmente será elegido para cubrir la vacante que tenemos dentro de la empresa. Implica, por tanto, cubrir etapas de valoración, revisión y discusión por parte, no solo de recursos humanos sino del supervisor inmediato y otros miembros de la empresa que vayan a tener relación con el ocupante de la posición.
Al ser un proceso más complejo que la preselección, en muchas ocasiones las organizaciones se apoyan en empresas especializadas que son quienes evalúan a los candidatos y presentan a los mejores a fin de que la misma organización tome la decisión final.
Así, podríamos decir que un proceso de selección -conformado por una etapa de preselección y otra de selección en sí- es un conjunto de acciones o fases secuenciales que van desde el reclutamiento de candidatos, su identificación de credenciales, experiencia y requisitos; hasta la selección final mediante pruebas y entrevistas.
Conoce las fases del proceso de selección
Cada empresa define sus propias fases del proceso de selección, por lo que no existe un proceso único. No obstante, en su mayoría cubren una serie de pasos bastante similares, donde la variación entre las empresas radica en el nivel de complejidad y profundidad en cada una de sus fases. A fin de que estés lo más preparado posible para tu próxima participación en uno de estos procesos, te presentaré las fases más comunes que suelen repetirse en las organizaciones más reconocidas a nivel global.
1.- Descripción del cargo
No se inicia un proceso de selección sin que exista una descripción del puesto ya elaborada y aprobada por recursos humanos y la unidad o departamento a la cual pertenece la posición. Esto es fundamental ya que define con claridad el perfil que se va a buscar pues incluye aspectos tales como: requisitos básicos, competencias, años de experiencia, nivel de conocimiento técnico, entre otros. Incluso, aun teniendo ya elaborada la descripción de cargo, las empresas hacen una revisión a fin de actualizarla y utilizarla como base para la elaboración del anuncio u oferta de empleo. Esto facilita a las personas que forman parte del proceso de selección tener claridad de los aspectos más relevantes a evaluar en las entrevistas.
2.- Publicación de la oferta
Una vez elaborada la descripción de cargo -o revisada y actualizada, según el caso- se tiene la información necesaria para preparar el anuncio o la oferta de empleo. Dependiendo del medio que se use para publicar la oferta (redes sociales, plataformas de búsqueda de empleo, etc.) habrá que hacer ligeros ajustes de redacción, añadir imágenes, o incluso, definir un título para que la oferta sea atractiva a los candidatos.
Es fundamental hacer una lectura detallada del anuncio pues de él pueden extraerse algunas preguntas que harán en la entrevista de trabajo, así como las competencias que evaluarán y sobre las cuales deberemos tener ya claros los ejemplos que vamos a ofrecer donde se evidencie que ponemos en práctica estas competencias que el rol requiere.
3.- Preselección de candidatos
Las plataformas de empleo cuentan con softwares que permiten automatizar la preselección de candidatos que se hayan postulado a una determinada oferta de empleo. Son los conocidos como Applicant Tracking Systems o ATS. Estos softwares le facilitan al reclutador la preselección de candidatos de acuerdo con los criterios que defina y palabras claves que indique, lo cual hace que solo se le presenten aquellos candidatos que superen tales “filtros”.
Al mismo tiempo, las plataformas de empleo también cuentan hoy en día con IA (inteligencia artificial) que facilita la identificación de perfiles mediante algoritmos concretos. Esto permite a los recruiter, no solo hacer búsquedas más eficientes sino atraer candidatos potenciales.
Para lograr que nuestro CV llegue a los ojos del reclutador, es importante que en ambos casos (frente a los ATS y la IA) se lea muy bien la oferta de empleo para reconocer las palabras claves y los requisitos mínimos que, de no cumplirlos, harán que nuestro CV no sea mostrado al reclutador o incluso, quede descartado. Apoyarnos en expertos en elaboración de CV puede marcar la diferencia entre ser o no preseleccionado.
Finalmente, la preselección puede también incluir una breve llamada telefónica por parte de un reclutador junior que solo valide la información indicada en el CV, y con ello preseleccionar los candidatos que continuarán a la siguiente fase.
4.- Pruebas de selección
Existen muchísimas pruebas de selección que aplican las empresas. Algunas de ellas diseñadas por la misma empresa (en los casos de presentación de casos o assessment centers) o elaboradas especialmente para la organización por parte de expertos en psicometría. En otros casos (usualmente con posiciones de más alto nivel) las empresas contratan los servicios de headhunters para llevar a cabo esta etapa del proceso.
Sin ánimos de hacer una larga lista de pruebas, pero si centrarnos en lo que es esta etapa, vale la pena señalar brevemente 3 tipos de pruebas:
- Assessment centers: sesiones grupales o individuales en las cuales se somete a los candidatos a ejercicios, relacionados o no con la posición, para identificar en ellos conocimiento y/o competencias propias del cargo. Estas sesiones pueden darse en tiempo real (sea online o presencial) o mediante plataformas de IA que permiten al reclutador analizar los resultados con posterioridad, ahorrando así tiempo y recursos. Se incluye aquí la conocida “gamificación” que no son más que juegos personalizados y diseñados para la evaluación de competencias profesionales.
- Pruebas psicotécnicas: son tests que buscan evaluar aspectos más orientados a las actitudes, habilidades, motivadores, estilos de liderazgo, fortalezas, etc. Suelen ser pruebas online donde se controla el tiempo de ejecución.
- Pruebas de conocimiento: orientadas a evaluar aspectos más de conocimiento técnico que tenga el individuo sobre áreas fundamentales del rol.
5.- Entrevistas
En el pasado, las entrevistas solo se hacían en tiempo real, pero la inteligencia artificial ha permitido la creación de videoentrevistas, en las cuales, mediante un enlace que recibe el candidato, este ingresa a una plataforma y va respondiendo las preguntas que se le van haciendo. Para ello, el candidato debe contar con una cámara para grabar sus respuestas que luego será analizadas por la IA y revisadas por el reclutador cuando así lo decida. Estas videoentrevistas puede o no ser un filtro para pasar a la siguiente ronda de entrevistas.
El uso de chatbots también es frecuente en esta fase del proceso pues no solo permite hacer una breve entrevista al candidato, sino recabar información que facilite la identificación de requisitos necesarios para el cargo y que se ajusten mejor a las necesidades de la organización.
Las entrevistas en tiempo real con los evaluadores son en dos modalidades: online o presencial. En ellas puede haber una o más personas, todo dependerá de los procesos que establezca la empresa, y se enfocan en la experiencia del candidato, aspectos motivacionales y competencias (modelo de entrevista basado en competencias).
6.- Selección final
Habiendo pasado por todas las etapas, usualmente las empresas ya toman la decisión con los últimos 2 o 3 candidatos. En esta fase, se reúne el equipo completo (incluyendo recursos humanos, el supervisor de la posición y el líder del área) para hacer una revisión final de los candidatos finales y elegir al que ocupará el rol.
¿Cuántas entrevistas se hacen en el proceso de selección?
El número de entrevistas que se hacen en un proceso de selección variará según diferentes variables: tamaño de la empresa, nivel de la posición y las políticas y procedimientos definidos por la empresa. Así, por ejemplo, un nivel de base dentro de la estructura jerárquica de la organización tendrá pocas entrevistas ya que solo participan el supervisor del área y recursos humanos. Mientras que, si la posición es de un ejecutivo alto, no solo tendrá que pasar por las entrevistas de la empresa de headhunting, sino, además, por recursos humanos de la empresa, el supervisor inmediato o director del área e incluso el CEO de la empresa. Siendo conservadores, podríamos decir que un proceso de selección de un directivo en una empresa implica no menos de 3 entrevistas.
¿Cuánto dura un proceso de selección?
Esta es la gran pregunta que todo candidato se hace y no hay respuesta clara al respecto ya que depende de muchos factores, algunos de los cuales pueden ser:
- Cantidad de candidatos: mientras mayor sea el número de candidatos que se postulen al cargo y cubran con los requisitos de la posición, mayor será el tiempo del proceso.
- Cambios organizacionales: en ocasiones pueden darse cambios en el organigrama de la empresa que llevan a frenar el proceso de selección hasta tanto se clarifiquen las nuevas líneas de reporte.
- Postulaciones internas: en ocasiones las empresas buscan candidatos internos que pudieran incorporarse al mismo proceso o llevar uno en paralelo. Esto inevitablemente puede alterar los tiempos del proceso de selección.
- Perfil de los candidatos: puede pasar que no se sabe del talento que hay en el mercado hasta que se explora. Esto lleva a que se replanteen las empresas el perfil que buscan pues la oferta que hay de talentos tiene características que pudiera necesitar o no.
A pesar de todas estas variables, el promedio que le toma a una empresa llevar a cabo todo el proceso de selección para una posición de nivel medio es de unos 3 meses.
¿Es bueno preguntar cómo va un proceso de selección?
Esta es una pregunta recurrente entre los candidatos pues temen cómo sean percibidos al hacer esta consulta. Entonces, resolvamos esta gran inquietud: ¿Es bueno preguntar cómo va un proceso de selección? Mi respuesta es SI.
Hacer esta pregunta en el momento adecuado y de forma asertiva y amable es una forma de demostrar interés por la posición, así como motivación por ingresar en la empresa. Sin embargo, preguntar cada 3 días o insistir en tener una respuesta puede ser contraproducente. Hay que dar tiempo al proceso, por lo que idealmente debes preguntar a la fecha aproximada en la que te hayan indicado que te llamaría o pasarías a la siguiente etapa. Así por ejemplo si te dice “te llamaremos en unas 2 semanas”, deja pasar ese tiempo antes de preguntar cómo va el proceso.
Cómo hacer seguimiento a un proceso de selección
Un buen seguimiento del proceso de selección, desde mi punto de vista, debe cumplir estos elementos:
- Cuándo: al menos cada 15 días, ya que es el tiempo que en promedio lleva cada etapa del proceso.
- Cómo: vía email. Esto le da un toque más formal que un mensaje por WhatsApp o Telegram y permite hacer mejor seguimiento del mismo mensaje y de cada una de las respuestas que recibas.
- Qué: el mensaje debe ser corto, proceso y amable. Además, debe tener un toque “personal” pues de lo contrario, se verá como un copy-paste de miles de modelos que hay en internet. Para ello, recomiendo identificar algún elemento del proceso que te haya llamado la atención o que haga al reclutador recordarte (sea un comentario, una explicación sobre algún proyecto de la empresa, algún dato curioso como por ejemplo si estudiaste en la misma universidad que el reclutador, etc.). Esto le facilitará al entrevistador recordarte y evidenciar que te has tomado en serio el proceso.
¿Cómo responder a un proceso de selección?
Hoy, tú eres el candidato, y él el reclutador, pero mañana quién sabe. Por ello es fundamental que toda comunicación con la empresa sea la mejor posible pues según respondas, bien sea en agradecimiento o para rechazar la oferta, las probabilidades de que seas contactado nuevamente o referido o incluso recomendado serán mayores o menores. Recuerda que en el mundo laboral mucho se basa en esas relaciones que establecemos con colegas, compañeros de equipo, jefes e incluso reclutadores.
Agradecimiento por participar en el proceso de selección
Este paso es básico y demuestra educación. Ser agradecido es una virtud que muchos valoran y te permite, de manera inconsciente, hacer el cierre del proceso a pesar de no haber logrado tu objetivo de alcanzar la posición deseada. Para este agradecimiento, recomiendo cumplir con estos elementos:
Cuándo: inmediatamente al momento en que eres notificado sobre tu no continuidad en el proceso. No esperes que pase una semana pues el impacto será mucho menor y no producirá el mismo efecto.
Cómo: vía email. Como señalaba anteriormente, es mucho más formal que a través de mensajería interna de cualquier red social o canal de comunicación tipo WhatsApp o Telegram.
Qué: el mensaje debe ser muy personal, que denote sinceridad y verdadero agradecimiento. No te extiendas demasiado pues la percepción será totalmente contraria. Señala tus aprendizajes y destaca algún valor de la organización que evidenciaste en algún empleado que te haya atendido o que hayas vivido a lo largo del proceso.
A continuación, un ejemplo:
Asunto: Agradecimiento por la oportunidad – Proceso de selección para Controller
Estimado/a [Nombre del Reclutador],
Me dirijo a usted para expresarle mi más sincero agradecimiento por la oportunidad que me brindaron de participar en el proceso de selección para el cargo de Controller en [Nombre de la empresa].
Agradezco profundamente la experiencia vivida durante el proceso, especialmente la oportunidad de haber formado parte del assessment center. Esta actividad me permitió profundizar en mis habilidades de liderazgo y trabajo en equipo, y a la vez, conocer de manera más cercana la cultura y valores de [Nombre de la empresa].
Me sorprendió gratamente la forma en que cada miembro del equipo que participó en el proceso evidenció el valor de la integridad, uno de los pilares fundamentales de [Nombre de la empresa]. Esta vivencia me dejó una muy buena imagen sobre cómo se viven los valores dentro de la organización, y me reafirmó en mi deseo de formar parte de un equipo con una cultura tan sólida.
Si bien lamento no haber sido seleccionado para el puesto de Controller en esta ocasión, valoro enormemente la experiencia adquirida y el aprendizaje obtenido a lo largo del proceso.
Agradezco nuevamente la oportunidad que me brindaron y el tiempo dedicado a mi candidatura. Espero poder mantener contacto con ustedes en el futuro y estar al tanto de nuevas oportunidades que puedan surgir y que se ajusten a mi perfil profesional.
Atentamente,
[Tu nombre completo]
Cómo rechazar un proceso de selección en el que no quieres participar
En ocasiones algunos candidatos rechazan la invitación de participar en procesos de selección con una simple línea “No, gracias. No estoy interesado” o frases similares. Si bien queda a criterio de cada uno la forma en como responda, recomendamos extenderse un poco más, especialmente si es una compañía atractiva e importante ya que no sabemos los giros que pueda tener nuestro futuro profesional.
Entre los elementos claves que debe haber en la carta señalamos:
- Agradecer la invitación
- Ser claro y preciso, evitando “lo pensaré”, “ya les avisare si me decido”. Por el contrario, si tu decisión es NO participar, dilo directamente.
- Motivo: si bien no es necesario que des muchos detalles, indicar el por qué le permitirá a la empresa saber si podrá contar contigo a futuro o si puede hacer cambios para lograr tu participación.
- Se cortés, amable y respetuoso.
A continuación, un ejemplo:
Asunto: Re: Invitación proceso de selección – Controller
Estimado/a [Nombre del Reclutador],
Le escribo en referencia a la invitación que recibí para participar en el proceso de selección para el cargo de Controller en [Nombre de la empresa].
Agradezco profundamente la oportunidad que me brindan y el tiempo dedicado a considerar mi perfil para este puesto. He revisado con detenimiento la información proporcionada y he valorado cuidadosamente el rol.
Sin embargo, lamento informarles que, tras una profunda reflexión, he decidido declinar amablemente su invitación a participar en el proceso de selección. Esta decisión se debe a [Motivo de la declinación: Puede ser una oferta laboral concreta que has aceptado, un cambio en tus prioridades profesionales o cualquier otra razón válida].
Me ha gustado mucho conocer más sobre [Nombre de la empresa] y el puesto de Controller, y estoy seguro de que esta es una gran oportunidad para la persona que sea seleccionada. Agradezco nuevamente su interés en mi candidatura y les deseo el mayor éxito en la búsqueda del candidato ideal para este puesto.
Quedo a su disposición para cualquier pregunta o aclaración que puedan tener.
Atentamente,
[Tu nombre completo]
Como decía al inicio, cada empresa tiene sus propias políticas y procedimientos para llevar a cabo la selección de candidatos para sus vacantes; sin embargo, tienen puntos en común que, de conocerlos, te ayudará a afrontar mucho mejor cada etapa. Una recomendación final es llevar a cabo las llamadas “entrevistas informativas” que no son más que conversaciones que podamos tener con conocidos o allegados que trabajen ya en la empresa y nos hablen de su cultura, del proceso de selección por el que pasaron y de cómo gestionan a los candidatos. Esto te dará información muy valiosa que podrás usar a tu favor y de la cual otros candidatos seguros no contarán en ese proceso de selección.
Aixa Zerpa
