PRESENTACIONES EFECTIVAS: 10 claves para quedar en la mente de tu audiencia

En este artículo podrás identificar los elementos claves para llevar a cabo presentaciones efectivas (presencial o virtual), en la que generes altos niveles de conexión con tu audiencia, con el firme propósito de garantizar que tu mensaje sea recordado.

Había una vez: Las historias como elemento central para conectar con la audiencia.

“Cuenta una leyenda que el Sultán Shariyar había sido engañado por su esposa y víctima de esa decepción, decidió que todas las noches se casaría con una doncella distinta y a la mañana siguiente, con la puesta del sol,  la decapitaría.

Todas las doncellas del reino vivían asustadas temiendo ser llamadas en algún momento por el terrible Sultán, pero no Sherezade, quien se presentó voluntariamente para ofrecerse como la nueva esposa del Sultán. En la noche de bodas, Sherezade le pidió al sultán que le dejara contar una historia, que estaba llena de giros inesperados, de valientes héroes,  fantásticos genios y monstruos. La ingeniosa Sherezade mantuvo el climax de su relato hasta que sol estuvo a punto de salir y entonces dejó de hablar para cumplir con su fatal destino. El Sultán interesado en saber el final de la historia le perdonó la vida esa noche y es así, como Sherezade salvó su vida una y mil noches contando las mejores historias” 

Una presentación no es más que una historia. Una historia es un relato narrativo de un evento o una secuencia de eventos. Las historias siempre han sido una forma de comunicarse. Antes de que la gente aprendiera a escribir, se contaban historias. Una historia añade emoción, personajes y detalles sensoriales a hechos claros. Es por ello que nos cautiva, nos arrastra a lo largo de su trama y nos muestra su mensaje para no ser olvidado. Las historias siempre son más fáciles de recordar y lo que buscamos en una presentación es precisamente eso, persuadir a la audiencia para que recuerde nuestro mensaje. El Storytelling es el arte de contar historias, con la intención de transmitir a quien nos escucha un mensaje, con el fin de que lo interiorice y tenga un significado especial para él o ella.

Presentaciones virtuales Vs presentaciones presenciales

A pesar de que las presentaciones virtuales y presenciales cuenta con los mismos elementos: una historia a transmitir, una audiencia a la que se apunta y un orador o presentador, el medio que se utiliza, hace que debamos tener en cuenta varias consideraciones:

1. Los presentadores tienden a intimidarse menos y por ende a mostrar mayor confianza en una presentación online ya que se encuentran en un ambiente relativamente seguro. Sin embargo, el nivel de conexión emocional que se logra establecer al estar cara a cara con las personas siempre será mayor.

2. La audiencia se distrae más en una presentación virtual. La creencia que somos  “multitasking” nos hace pensar que podemos chatear, revisar las redes sociales, comer y hasta ver una presentación adicional cuando estamos frente a nuestro ordenador.

3. El lenguaje gestual (elemento fundamental de una presentación en vivo) tiene menos impacto en una presentación virtual. La voz juega el papel protagónico. Por lo general el presentador comparte unas láminas y su gestualidad queda confinada a un pequeño recuadro en la esquina.  

4. Las interrupciones son más frecuentes en una presentación virtual: fallas de la plataforma, un participante que no apaga su micrófono, una presentación que no termina de mostrarse en la pantalla, todos estos eventos se traducen en los mismo: desconexión.

La Audiencia: El punto de partida de tus presentaciones efectivas.

Toda presentación comienza en la audiencia a la que va dirigida. Podemos contar con un mensaje claro, unos recursos extraordinarios y un orador con habilidades naturales para hablarle a otros, pero si nuestra presentación no toma en cuenta a quien va dirigida, de seguro fracasará. La audiencia define el tipo de lenguaje que debo utilizar, la complejidad de los recursos, los ejemplos que tengo previstos, todos estos elementos pueden dar un giro importante dependiendo de las personas a las que nos dirigimos.

Las presentaciones virtuales tienden a dejar de lado el conocimiento del público objetivo, la creencia de estar hablando frente a una cámara nos hace olvidar que del otro lado hay un grupo de personas con diferentes enfoques y necesidades.

Los factores que debes conocer de tu audiencia antes de comenzar a diseñar una presentación efectiva son:

1. Edad.
2. Formación.
3. Conocimiento del tema a tratar.
4. Experiencia con otras presentaciones en temas similares.
5. Expectativas.

Las cuatro fallos más comunes en una presentación.

Cuando diseñes tu presentación deberás tener particular cuidado con estas 4 áreas:

Estructura: la mayoría de las personas comienza a diseñar su presentación agregando láminas relacionadas con las ideas que piensa tratar y este no es el camino más adecuado. Al considerar nuestra presentación como una historia, debemos diseñar su estructura como un “Storyboard”, donde establezcamos la idea central, los giros o argumentos complementarios, el inicio, el cuerpo y el cierre. Si contamos con recursos de impacto (vídeos, anécdotas, ejercicios, etc.) tendrán que estar distribuidos estratégicamente, de manera que garanticen la atención constante de la audiencia.

Significado: esta relacionado con la sintonía afectiva que tienes con las ideas que transmites. Cuando presentas temas que te son afines, ideas en las que crees fielmente, la audiencia puede sentir veracidad en tu discurso, de lo contrario te conviertes simplemente en alguien que transmite un mensaje, pero que no persuade.

Simplicidad: si la audiencia no entiende el mensaje, no hay manera de que compre tus ideas. El lenguaje que debes utilizar debe ser sencillo, claro, cotidiano. 

Práctica: puedes haber hecho muchas veces esa presentación , pero recuerda que cada audiencia es distinta y siempre tendrás que hacer ajustes para que el mensaje llegue con mayor fuerza. Un gran ponente puede haber nacido con un talento comunicacional, pero lo que le hace sobresalir es la cantidad de horas que ha estado hablando frente a otros. En las presentaciones virtuales los problemas de práctica están asociados también con el uso de la plataforma (Zoom, Teams, Meet, etc.). Es tu responsabilidad familiarizarte con la herramienta,  para evitar problemas a la hora de compartir pantalla, bloquear micrófonos, reproducir videos, etc.

Cómo iniciar mi presentación

La entrada de una presentación es como la portada de un libro, debe ser de impacto, generar interés, curiosidad y buena disposición. 

Algunas recomendaciones para iniciar tu próxima presentación:

Anécdota: 

“La primera vez que dicté esta charla, me dije que sería la última.  Permítanme que les cuente…” 

Una historia es una extraordinaria manera de comenzar una presentación. La anécdota cobra mucha fuerza si eres tu el protagonista y por su puesto, debe estar relacionada directamente con la idea central que has definido para tu presentación.

Cita: 

“Todo debe hacerse tan simple como sea posible, sin llegar a ser simple” Albert Einstein

Una buena cita de un autor puede darle mucha fuerza a tu mensaje. Es importante que sea corta, que la repitas una y hasta dos veces, con un tono pausado, como diciéndole a la audiencia que es algo muy importante a lo que deben prestarle atención. 

Información novedosa o impactante: 

“La gente olvida el 50% de lo aprendido después de 20 minutos”. 

En ocasiones contamos con un dato poco conocido que sorprende a la audiencia al escucharlo. Esto nos permite decirles que van a recibir un contenido valioso mientras nos escuchen.

Humor: 

“La felicidad está llena de pequeñas cosas. Un pequeño yate, una pequeña mansión, una pequeña fortuna”. Groucho Marx

Uno de los recursos más buscados por los ponentes es el humor, porque cuando logramos que otro se ría, generamos una conexión emocional inmediata. Pero debes tener cuidado, el humor requiere práctica y sobretodo hoy en día, requiere un análisis profundo de pertinencia. Lo peor que te puede ocurrir es que algunas personas de tu audiencia se sientan ofendidas al empezar tu presentación, pero si lo usas bien y en su justa medida es una de las técnicas clave para conseguir buenas presentaciones.

El orador y sus dos principales armas: la voz y los gestos

En una presentación en vivo el ponente tiene dos armas con igual impacto: la voz y los gestos. La voz debe ser clara, fuerte, pausada y natural. Los gestos por su parte deben acompañar de manera natural a la voz. Si tenemos los brazos cruzados, o las manos en los bolsillos durante toda la presentación, da la sensación de que ocultamos algo o nos sentimos inseguros.

En una presentación virtual, ya hemos dicho que la voz es tu principal arma y cobra mucho sentido que cuentes con un micrófono de buena calidad que permita captar claramente tu mensaje. Las personas que empiezan en el mundo de las presentaciones virtuales por lo general hacen grandes inversiones en una cámara profesional o un ordenador de mucha potencia y dejan de lado el recurso más importante: el micrófono.

Herramientas para apoyar tu presentación: ¿Hay vida después de Power Point?

Las personas suelen preocuparse más por la apariencia de sus láminas que por lo que van a decir. Tenemos que entender que las láminas son herramientas de apoyo, pero el rol protagónico de nuestra presentación lo tiene siempre el mensaje o la idea que queremos transmitir. 

Hay mucho por decir a la hora de diseñar tus láminas, el tamaño de una letra grande, el uso de colores con buen contraste, etc., pero si tuviera que darte una sola recomendación en este aspecto te diría que mantengas en tus láminas la siguiente premisa: Una imagen y una frase, no más.

Principales programas para hacer tus presentaciones efectivas

Hoy en día hay muchas opciones con las que cuentas, pero va a depender de tus necesidades y preferencias. Power point, sigue siendo el programa más usado y casi todos estamos familiarizados con su uso, sin contar la incalculable cantidad de plantillas que te ayudan a darle impacto a tu mensaje. Los usuarios de Apple contamos con Keynote dentro de nuestros Macs, que suele tener un perfil más creativo e incorpora muchas funciones similares al power point. Si trabajas en un equipo que utiliza diferentes sistemas operativos, donde se requiere la colaboración, Google Slides es sin duda la mejor opción para el trabajo de estos equipos remotos. Recientemente el equipo de Prezi ha incorporado a su oferta Prezi Video, una herramienta para conferencias virtuales que permite darle un rol protagónico al ponente mientras sus láminas se reproducen a su lado en un segundo plano.

Presentaciones efectivas: 10 Claves para impactar en la mente de tu audiencia.

1. Anticípate a los problemas: ¿qué pasaría si no pudieras mostrar tus láminas? ¿Estás preparado para hacer una presentación sin ellas? Recuerda que el Show debe continuar, así que prepárate para los imprevistos.

2. ¿Cuánto falta?: respeta el tiempo de tu presentación, nunca te excedas de lo previsto, así tengas mucha información por compartir, respeta el acuerdo inicial que has hecho con tus interlocutores.

3. Lee las señales: debes estar atento a la audiencia durante tu discurso, si percibes distracción o poca conexión quizás sea hora de incorporar un ejercicio o alguna pregunta para hacerlos participar. 

4. Cuida tus herramientas: antes de comenzar tu presentación haz ejercicios de calentamiento de la voz, repite algunos trabalenguas para ejercitar tu pronunciación mírate en el espejo mientras ensayas, para garantizar que tus gestos acompañan el mensaje.

5. Pide feedback: la audiencia es quien decide el impacto de tu presentación , así que no dejes de pedir feedback de tu actuación que es lo que te permitirá hacer ajustes.

6. Practicar, practicar, practicar: la clave de las presentaciones efectivas está en ensayar muchas veces tu ponencia. Una forma de saber que empiezas a dominar la presentación, es cuando puedas pasar tus láminas sabiendo exactamente la siguiente. Una buena herramienta es que te grabes haciendo la presentación para poder ver las áreas que debes reforzar.

7. Miedo escénico: Sinatra dijo alguna vez que siempre sentía nervios al comenzar sus conciertos. El miedo es natural en ese momento, pero la preparación te ayuda a transformar ese miedo en energía positiva.

8. Sonido, luces, cámara y acción: En una presentación virtual debemos cuidar estos cuatro elementos en ese orden. Sonido: Garantizar que nuestra voz se escucha muy bien. Luces: evitar sitios oscuros o luces de fondo. Cámara: que se encuentre a la altura de nuestros ojos y hablar directamente a ella. Acción: transmitir nuestro mensaje con una voz clara y unos gestos naturales.

9. Aprende de otros: Mirar ejemplos de presentaciones de expertos que logran generar respuestas emocionales intensas en su audiencia, es una buena forma de aprender. No te compares, pero aprende de sus técnicas e incorpóralas. La plataforma TED https://www.ted.com es una consulta obligada en este sentido, podrás cientos de estraordinarios ejemplos de presentaciones efectivas.

10. Cuida el ego: Oscar Wilde escribió alguna vez: “El fin del arte es revelar el arte y ocultar al artista”. Pues el fin de una presentación es develar el mensaje, no te preocupes tanto por ser recordado, tu mensaje hablará por ti.

Lecturas y libros recomendados sobre técnicas de presentaciones eficaces

Nancy Duarte “Resonate: Present visual stories that transform audiences”

Chris Anderson “Charlas TED”

Christopher Vogler: “El viaje del escritor”