Onboarding digital: Claves para asegurar un buen inicio en la empresa

En este artículo describiremos el onboarding desde el punto de vista del empleado y cómo puede éste aprovechar al máximo sus beneficios.

Los primeros días en una organización pueden resultar muy abrumadores por la novedad que significa un nuevo rol y una nueva empresa. Conocer poco o prácticamente nada sobre la compañía, sus políticas, procesos, gente y expectativas sobre los resultados que deberemos ofrecer, ejercen en nosotros altos niveles de ansiedad que pueden impactar en nuestra adaptación. Sin embargo, la existencia de procesos de onboarding en las compañías, ayudan de forma sustancial a minimizar todas esas emociones que nos afectan y, en su lugar, a ofrecernos un entorno más seguro para nuestra integración.

¿Qué es el proceso de onboarding?

El proceso de onboarding implica, para un nuevo empleado que se incorpora a la organización, un conjunto de actividades que tienen como objetivos facilitar el proceso de integración y adaptación a la posición, garantizando con ello el cumplimiento efectivo de sus labores en un menor tiempo y con mayor grado de satisfacción, motivación y armonía con su equipo. 

Tradicionalmente, el proceso de onboarding se desarrollaba en su mayor parte de forma presencial, no obstante, el COVID-19 ha llevado a las empresas a desarrollar y acelerar dichos procesos de forma digital y automatizada como quizás pensó que lo haría en un futuro un poco más lejano. 

Como veremos a continuación, el cambio ha sido mucho más que solo llevar el esquema presencial a online. Ha implicado incluso, un cambio en su contenido y desarrollo.

¿En qué se diferencia el onboarding digital con respecto al tradicional l?

Podríamos pensar que la única diferencia entre el onboarding digital y el presencial es la vía a través de la cual se desarrollan las actividades o se transmite la información; es decir, pasar de “face to face” a virtual. Sin embargo, las diferencias van más allá. 

Básicamente, en un proceso de onboarding digital vs uno tradicional, se reemplazan unas actividades por otras y el diseño de las actividades varía, por ejemplo:

1. Primer día: es el dedicado a conocer las oficinas, tu puesto de trabajo, las áreas comunes, salas de reuniones, distribución de los departamentos, etc., bajo una situación de trabajo netamente presencial, no así en un tipo de trabajo remoto o incluso híbrido. Por tanto, estas actividades de “primer día” son reemplazadas por otras.
2. Firma de documentos: es el momento en el que el Departamento de Recurso Humanos se dedica a explicar con detalle todos los documentos a firmar (en físico) y su respectiva charla descriptiva sobre la empresa. Bajo un formato virtual, esta información se envía digitalmente y solo posteriormente es discutida con RR.HH., previa revisión por parte del nuevo empleado.
3. Reuniones: en el formato tradicional, se agendan reuniones con diferentes personas de diversos departamentos, una tras otra, en la oficina. Sin embargo, hacer algo similar de manera online ocasiona una gran fatiga, por lo que han de distanciarse y dar oportunidad a intercalar con videos, gamificación, plataformas de e-learning, etc.
4. Herramientas de trabajo: estas son facilitadas por la empresa y colocadas en el puesto de trabajo del nuevo empleado, pero al hacer un proceso de onboarding digital, se hace necesario conocer previamente las necesidades del nuevo ingreso, el tipo de trabajo o jornada que realizará, desde dónde, el tipo de apoyo que se le ofrecerá etc., pues cada caso requerirá de una herramienta particular. 

Importancia del onboarding digital y el teletrabajo

Se sabe que la productividad de un empleado que ha recibido un buen proceso de onboarding puede llegar a ser de un 50% más que aquellos que no lo han recibido, e incluso, la probabilidad de permanencia de dichos empleados en la empresa llega a ser de al menos 58%. Este dato ya nos indica que más allá de ser beneficioso para el empleado, indudablemente es también beneficioso para la organización. Lamentablemente, no es un proceso que se realice con la misma frecuencia o eficacia a nivel de líderes, donde solo el 17% indica que efectivamente dicho proceso existe en sus empresas a su nivel (según Udemy for Business, en “The Definitive Virtual Onboarding Guide for Distributed Teams”) 

Todo proceso de onboarding permite, entre muchas otras cosas, principalmente conocer:

1. Los compañeros de trabajo que tendrás y sus roles, específicamente de aquellos con los cuales deberás interactuar con mayor frecuencia, así como conocer el organigrama general de la empresa, quién es quién, etc.
2. Las políticas y procesos de la empresa para asegurar su cumplimiento dentro de las normas establecidas.
3. Cómo fluyen los procesos de trabajo que realizas hacia otros departamentos, y a la vez, el proceso de recepción de inputs o insumos para ejecutar tus funciones.
4. Los recursos técnicos y herramientas tecnológicas para desarrollar tu labor.
5. Las funciones propias de tu cargo, así como las expectativas que se tienen de lo que has de cumplir y alcanzar en los lapsos determinados. 

Piensa que más allá de solo bombardearte de información, el proceso de onboarding de manera directa te ayuda a:

1. Focalizar tus objetivos.
2. Ofrecer resultados más rápido. 
3. Ahorrar tiempo en la búsqueda de información
4. Facilitar tu adaptación 
5. Disminuir tus niveles de estrés y ansiedad, asegurando que alcances una mayor percepción de control y, en consecuencia, menor probabilidades de cometer errores por desinformación.

Ahora bien, no sería coherente asistir a un proceso de onboarding presencial bajo el esquema tradicional cuando al final harás un trabajo 100% remoto, ya que evidentemente mucha de la información que te ofrezcan quizás no aplique a tus condiciones de teletrabajo. Por ello es muy importante que el proceso de onboarding que se te ofrezca sea focalizado hacia tu condición de trabajo y de forma digital, lo cual, como dijimos antes, no implica solo llevar a un modelo virtual el esquema tradicional de onboarding; implica adaptar a tus características de trabajo toda esta información.

Si el tipo de trabajo al cual has sido contratado es remoto (en mayor o menor medida), recibir un proceso de onboarding digital centrado en tus características te permitirán: 

1. Familiarizarte con más facilidad con las herramientas tecnológicas que cuenta la empresa para tu labor diaria, comunicación, reportes, etc.
2. Conocer formas de solución de problemas técnicos que se te puedan presentar en la ejecución de tu trabajo.
3. Obtener recomendaciones sobre salud laboral dirigidas al trabajo desde casa.
4. Entender los beneficios y condiciones diferenciales con respecto a empleados con trabajo netamente presencial.

Etapas del proceso de onboarding

Usualmente, los proceso de onboarding se dividen por actividades a desarrollar dentro de ciertos lapsos. De igual forma, el contenido también se clasifica según el área a la cual pertenece el nuevo empleado, por lo que pueden haber onboardings específicos para ciertos departamentos, aunque compartan el onboarding general sobre la empresa. Revisemos a continuación las etapas agrupadas según períodos:

1. Primer día: suele cubrirse actividades generales para todos los nuevos ingresos independientemente del área o departamento al cual pertenezcan. Puede incluir desde reuniones administrativas para la revisión y firma (en caso de presencial, o firma digital si aplica, en caso remoto) de documentos, hasta charlas informativas sobre la historia de la empresa, estructura, organigrama general, filosofía, cultura de empresa, procesos generales (evaluaciones de desempeño, ciclos de venta, por ejemplo, etc.)
2. Primer mes: del segundo día hasta culminar el primer mes, se desarrollan actividades orientadas a la incorporación del nuevo empleado a sus funciones; integración a los equipos de trabajo; formación específica sobre procesos o técnicas; introducción a herramientas tecnológicas y su uso; conocimiento de los productos, servicios y hasta los objetivos de la organización para ese año.
3. Tercer mes: entre el fin del primero e inicio del tercer mes, las actividades ya se distancian más en el tiempo y se focalizan a dar seguimiento al proceso de adaptación e integración del empleado; así como a identificar necesidades específicas que deban planificarse para cada caso. La idea aquí es ya ir acoplando el ritmo de acompañamiento al ritmo de adaptación de la persona.

Cada empresa diseña y ejecuta sus propios planes y procesos de onboarding, por lo que hay gran variedad de ellos; sin embargo, todos buscan cubrir los mismos objetivos: retener el talento, mejorar la productividad y mejorar el employer branding. 

¿Cómo construir mi propio proceso de onboarding en la empresa si este no existe?

Aunque no es frecuente, es probable que, por diversas razones, no se te ofrezca un proceso de onboarding a tu ingreso en una nueva empresa. Sin embargo, esto no significa que debas quedarte de brazos cruzados, por el contrario, es fundamental que, de manera proactiva, obtengas la información que necesitas para garantizar tu adaptación e integración a la empresa lo más pronto posible. Para ello, te doy las siguientes recomendaciones:

• Prepara un plan de trabajo: el cual deberá incluir una lista de toda la información que debes conocer, quién puede ofrecértela (o por qué vía la puedes obtener), tiempo que dedicaras a ello y fecha. Valida el plan con tu HRBP y supervisor inmediato a fin de asegurar que no dejas nada importante por fuera. En internet podrás encontrar modelos generales de onboarding que te servirán de orientación.
• Identifica personas claves: en Recursos humanos suele haber una figura de “Business Partner” asignado a tu departamento. Conocer quién es esta persona te ayudará a saber a quien podrás consultar temas sobre RR.HH. e incluso de la empresa en general, o al menos orientarte con quien pueda apoyarte. Igualmente, pedir a tu jefe que te asigne un mentor, puede ser de gran ayuda, pues tendrás a una persona de mayor experiencia y tiempo en la organización que podrá ofrecerte asesoría clave en aspectos relevantes de tu trabajo.
• Conoce las herramientas tecnológicas: busca el apoyo de alguna persona de TI que te oriente acerca de estas herramientas que se utilizan dentro de la empresa, sus normas de uso, políticas, etc.; desde aquellas para el teletrabajo (zoom, Teams, slack) hasta otras la comunicación con casa matriz (intranet), para firmas digitales (tipo Signaturit) etc. 
• Agenda reuniones: gran parte de la información la obtendrás directamente de tus compañeros de trabajo y supervisor inmediato, por lo que programar sesiones con ellos donde definas previamente los objetivos a cubrir en cada una, será de gran ayuda. Ellos son:  

• Compañeros de trabajo con quienes tendrás mayor interacción (incluso de otros departamentos)
• Supervisor o jefe inmediato para conocer tus objetivos y las expectativas que se tienen sobre ti.
• Miembros del equipo del área comercial para conocer mejor los productos y servicios de la empresa, así como sus objetivos estratégicos.

• Planifica tiempo de estudio: aunque tengas experiencia, si es la primera vez que trabajas en esta empresa, deberás revisar y estudiar información relativa a políticas y procedimientos, así como guías, manuales de productos, etc. No pienses que todo lo aprenderás solo con la práctica o en el día a día, pues esto solo será una parte, la otra tendrás que orientarla a la lectura rigurosa del material a fin de minimizar las probabilidades de que cometas errores por desinformación.
• Identifica actividades de la empresa: es probable que se desarrollen algunas actividades dentro de la empresa a las cuales puedas asistir (sea online o presencial) y que pueden ser de ayuda no solo por el contenido que estas puedan ofrecer para tu rol, sino por ir estableciendo relaciones con compañeros de trabajo que faciliten tu adaptación a la compañía e integración. 

Claves de un efectivo proceso de onboarding

Sea que exista o no un proceso de onboarding en la empresa a la cual te incorporas, recuerda tener presente lo siguiente: 

• Escucha: no confíes en el hecho de que ya tienes experiencia en el rol, pues cada empresa tiene sus particularidades. Escucha atentamente todas las recomendaciones, consejos e información que recibas pues ello te garantizará entender mejor tu rol y la empresa. 
• Ten una mente abierta: Evita criticar o emitir juicios sin conocer antes lo que se hace y cómo lo hace la empresa. Es normal caer en la tentación de objetar formas diferentes de hacer las cosas si ya hemos desarrollado actividades similares en el pasado con cierto éxito en otras organizaciones. Ten humildad en reconocer que puede haber formas diferentes de hacer las cosas y que la tuya no siempre será la mejor.
• Pregunta: no te quedes con la duda ni temas preguntar por el “qué dirán”. Es preferible preguntar al inicio cualquier duda que tengas sobre un proceso, antes que asumir y cometer errores cuando ya tengas tiempo en el rol. 
• Comparte: si bien es más difícil compartir un café con un compañero de trabajo para tomarse un descanso o simplemente conocerse mejor, no dejes de buscar espacios para la interacción con tus compañeros más cercanos aun siendo tu trabajo vía remoto. Ello facilitará tu integración con el equipo y aumentará la confianza con otros miembros de tu departamento. 

Ahora que ya conoces más sobre los procesos de onboarding, y en especial del onboarding digital, podrás enfrentar con más seguridad y confianza esos primeros meses en una nueva organización a la cual ingreses. 

Nuestro equipo de coaching puede darte apoyo en el proceso de integración a la nueva empresa o rol. Reforzaremos tus competencias y habilidades de relación, comunicación, liderazgo, adaptabilidad, trabajo en equipo, proactividad etc. para empoderarte en las primeras etapas y que arranques con éxito desde el inicio ¿Es importante para ti encajar y destacar positivamente desde el principio?