Qué es Offboarding

Se entiende como offboarding al proceso de desvinculación del empleado con la empresa; es decir, su separación o salida de la organización para la cual trabaja. Así como existe el proceso de onboarding donde se incorpora al nuevo empleado, existe el de offboarding donde ya se retira. 

Si bien muchos lo ven como una simple acción legal de firma de documentos, desde el punto de vista de recursos humanos implica mucho más. Es en realidad un proceso que asegura una salida armónica y de mutuo respeto donde ambas partes quedan satisfechas y se evitan los conflictos.

Si bien no es una práctica tan bien estructurada en algunas empresas como lo es el proceso de onboarding, no por ello deja de ser importante, por lo cual hemos querido dedicar este artículo a los aspectos claves a tomar en cuenta. Hacer un proceso de offboarding adecuado evita costos innecesarios y el daño a la imagen corporativa por no asegurar todas las etapas, la organización y el respeto que el empleado merece, independientemente de los motivos de su salida.

Beneficios de la correcta planificación del proceso de offboarding 

En ocasiones las empresas desconocen el impacto que tiene este proceso para la organización y lo ejecutan bajo una acción concreta y puntual que delegan en alguien con poca experiencia. Esto, aunque no genera un impacto negativo inmediato, indudablemente puede traer serias consecuencias a la empresa. Revisemos entonces, por qué es importante hacer un adecuado proceso de offboarding y en qué beneficia a la organización.

1. El offboarding de hoy puede ser el onboarding de mañana

Esto significa que el empleado que sale hoy habiendo tenido un buen desempeño y generado buenas relaciones dentro de la compañía, puede regresar el día de mañana con más experiencia y para otra posición donde sus conocimientos sean claves. Será además un empleado que se incorporará con mayor facilidad ya que conoce la cultura, los productos y procesos; lo cual significará una contratación menos compleja e incluso menos costosa.

2. Contribuye con el employer branding

Lo que puede comentar a sus amigos y familiares un empleado que ha salido de una empresa recibiendo un buen trato, respeto y cumpliendo con toda la normativa legal genera mayor impacto que un empleado que está dentro de la organización. El que es actualmente empleado tiene el compromiso hacia la compañía con la que trabaja, pero el que ya salió no, por lo que sus comentarios son tomados con mayor fiabilidad y menor sesgo. Esto impacta directamente sobre la marca empleadora de la empresa, motivando a otros a buscar trabajo en ella si saben que incluso en los momentos más difíciles como puede ser una desvinculación, será tratados de la mejor manera. 

3. Crea nuevos clientes

El siguiente paso del empleado que sale de la empresa puede ser cualquiera, desde incorporarse a la competencia, a ser un emprendedor o cambiar completamente de sector. Pero sea cual sea ese paso, mientras el proceso de offboarding sea el mejor, las probabilidades de que se convierta en un futuro cliente o proveedor o el líder de una alianza beneficiosa para la empresa pueden llegar a ser altas. Por ello, no debe ser visto simplemente como un empleado que se va, sino como un futuro cliente o proveedor que estaremos ganando.

4. Aumenta la seguridad para la empresa

Más allá de cumplir con los pasos en el proceso de offboarding, es llevarlos a cabo de forma correcta, justa y legal. Garantizar que se realice de esta manera se minimizan las consecuencias legales, así como las probabilidades de que el exempleado afectado decida tomar acciones en perjuicio de la compañía, poniendo así en riesgo no solo el negocio sino incluso los datos de los demás empleados. 

5. Incrementa y compromiso

Los procesos de offboarding no son ajenos a los demás empleados de la empresa ya que es normal que el resto de la organización se entere, en mayor o menor medida, cómo se llevó a cabo. Por ello, si el proceso es armónico y se respeta cada etapa así como la forma en que se conversa con el que sale, los demás empleados se sentirán tranquilos y no temerán por la forma en que el día de mañana se les tratará si llegase a darse el caso. Aumenta entonces el orgullo por pertenecer a una empresa que incluso a la salida, se ofrece un trato justo, amable y ético.

6. Garantiza la continuidad del negocio

Al desarrollar un proceso de offboarding, paso a paso, se asegura identificar qué sucederá con las funciones que hacían esas personas, quién las asumirá, cómo recopilará la información que ellos poseen, entre otras cosas; minimizando así poner en riesgo la continuidad de los proceso y del negocio en sí.

Etapas de un proceso de offboarding 

Al igual que el proceso de onboarding, el offboarding incluye varias acciones que implican un “antes”, un “durante” y un “después”. Revisemos cada etapa centrándonos en el escenario donde es la empresa quien toma la decisión de desvinculación. 

Etapa 1: Preparación

Cuando la empresa decide -por cualquier motivo- desvincular a una o más personas de la organización, son varias las acciones que deben tomarse en cuenta: 

• Definir el motivo con claridad: desde la alta gerencia se debe tener absoluta claridad del motivo por el cual se ha tomado esta decisión, bien sea razones de baja en las ventas, crisis de la empresa, cambios estructurales, etc. Esto permitirá tener claridad objetiva sobre los siguientes pasos y articular de forma consistente todo el proceso. Debe evitarse agendas ocultas y asegurar transparencia.

• Revisar las consideraciones legales y de compliance: con el departamento legal deben revisarse todas las etapas del proceso y asegurar que se cumplen con la legalidad sin limitaciones particulares sobre las acciones a tomar. También se deberán revisar las condiciones mínimas de los paquetes de indemnizaciones que se entregarán. 
• Definir criterios de selección: los criterios sobre las personas seleccionadas que saldrán de la empresa deben ser muy claros. No puede haber margen de duda o criterios poco objetivos. Esto asegurará una comunicación más clara hacia los empleados que salen e incluso hacia los que quedan.
• Desarrollar un plan de comunicación: el apoyo de una persona del área de comunicaciones corporativas y de relaciones públicas es fundamental para trasmitir de manera adecuada y oportuna los mensajes claves, tanto de forma interna como externa, ya que si es un grupo grande que se desvincula, inevitablemente se hará pública la noticia. 
• Acordar paquetes de salidas: los paquetes de indemnización deberán ser preparados con sumo detalle asegurando cálculos correctos e impacto financiero. Se deberá igualmente tener a disposición escenarios adicionales frente a posibles situaciones de negociación que puedan presentarse.

Los paquetes de salida pueden ir acompañados de un programa de recolocación o outplacement como parte de la indemnización lo cual genera interesantes beneficios.

• Planificar el proceso: una planificación adecuada del proceso que incluya fechas, recursos y responsables es clave para asegurar un proceso armonioso y organizado. Esto incluye la preparación de las personas que darán la cara a las personas que saldrán, desde la explicación de las razones, por qué ellos y cómo se desglosa el paquete de indemnización. Igualmente, el rol del equipo de TI para hacer las desincorporaciones en el momento que proceda.

Etapa 2: Desarrollo

Una vez que se han definido todos los puntos de la etapa anterior, se inicia el proceso en sí de desvinculación. En él, han de tomarse en cuenta lo siguientes aspectos:

• Comunicación: la empresa puede preparar un maravilloso plan y tener toda la información definida y clara pero si no generan empatía con el empleado ni lo trata con respeto, de nada servirá tener los números y documentos perfectamente organizados. Las personas definidas para comunicar al empleado su desvinculación deberán:

• Conocer con exactitud las razones por las cuales la empresa ha decidido desvincularlas y lo que se les comunicará
• Entender a detalle el paquete de indemnización para explicarlo con claridad, así como aclarar dudas que pueda tener el exempleado
• Saber comunicarse con empatía, claridad y confianza.
• Tener la capacitación e información necesaria para responder a las preguntas que se le puedan formular.

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• Entrega y recepción: explicar el paquete de indemnización es una etapa de la conversación que se realiza una vez que se le ha explicado al exempleado las razones de la desvinculación. Hacer firmar los documentos y dejar en claro todo el papeleo es fundamental, así como explicar cómo será el proceso de entrega -por parte del exempleado- de su carnet de identificación de la empresa, portátiles, y demás recursos de la compañía que tenga en su poder. 
• Entrevista de salida: es una acción que queda a discreción de la empresa y sus políticas. En mi opinión, una entrevista de salida tiene información de interés si el egreso es una renuncia voluntaria, pues es un empleado que ha tomado la decisión de no continuar en la organización y se quiere identificar los factores que pudieron haber influido en su decisión, qué debe mejorarse, qué se hace bien en la empresa y qué debe cambiar. Sin embargo, una persona que es desvinculada sorpresivamente tiene un cúmulo de emociones y un estado de incertidumbre que inevitablemente le llevarán, en la mayoría de los casos a culpar a la empresa por esta dificultad que deberá afrontar en adelante -desde el punto de vista profesional e incluso personal-, lo cual le resta toda claridad y objetivad que pueda brindar en una entrevista de salida.
• Transferencia: en ocasiones, las desvinculaciones implican la eliminación de los roles y funciones que realizaba la persona, pero en otras, alguien deberá asumirlas. En esta etapa del proceso, debe iniciarse la transferencia -o al menos definir un esquema ya preelaborado en la etapa de preparación- sobre cómo la persona que sale hará entrega de su cargo a la(s) persona(s) definida(s).

Etapa 3: Cierre

En esta última etapa se desarrollan dos grandes acciones:

• Revisión: sobre cómo se efectuaron cada una de las acciones, obtener feedback de los involucrados, identificar qué se hizo bien y que deberá mejorar para futuras desvinculaciones.
• Seguimiento: asegurar que progresivamente, y según la planificación, se cierren cada una de las acciones ejecutadas en la etapa de desarrollo. Esto incluye desde los pagos a los ex empleados hasta las comunicaciones posteriores del proceso al resto de los empleados, clientes y entes externos vinculados. Incluso, si se llega a abrir algún proceso legal, no finalizará esta etapa hasta dar un cierre completo al respecto.

Entrevista de salida. Plantilla de preguntas 

Así como en la entrevista de selección queremos conocer qué le motiva a una persona a ingresar a la empresa, de igual forma en la entrevista queremos conocer qué le motivó a renunciar a la compañía. Más que una entrevista es una conversación donde se quiere obtener información que puede resultar muy valiosas para retener a los empleados, saber qué se está haciendo bien, qué sugerencias tienen de cambios concretos que pudieran proponer o incluso acciones que están teniendo un alto impacto positivo en la gente.

Hay una amplia diversidad de modelos de entrevistas de salida, sin embargo, las indicadas por Rober Half Talent Solutions son las más comunes y acertadas que podrás encontrar:

1. ¿Qué te hizo empezar a buscar otro trabajo?
2. ¿Bajo qué circunstancias, si las hubiera, considerarías volver a la empresa?
3. ¿Crees que la dirección reconoció adecuadamente a tus contribuciones? Si no, ¿cómo cree que se podría mejorar el reconocimiento?
4. ¿Hubo alguna política de la empresa que te resultó difícil de entender? Si es así, ¿cómo puede la empresa hacerlos más claros?
5. ¿Sientes que la descripción de tu trabajo cambió desde que fuiste contratado? Si es así, ¿de qué manera?
6. ¿Consideras que tenías las herramientas, los recursos y las condiciones de trabajo necesarios para tener éxito en tu rol? Si no, ¿qué áreas podrían mejorarse y cómo?
7. ¿Consideras que tuviste la capacitación necesaria para tener éxito en tu rol? Si no, ¿cómo podría haber sido mejor?
8. ¿Qué fue lo mejor de tu trabajo aquí?
9. ¿En qué puede mejorar la organización?
10. ¿Tienes alguna sugerencia para mejorar la moral de los empleados?
11. ¿Qué es lo que más esperas de tu nuevo trabajo?
12. ¿Cómo describirías al candidato perfecto para reemplazarte?
13. ¿Recomendarías trabajar en nuestra empresa a un amigo? ¿Por qué si o por qué no?
14. ¿Hay algo más que te gustaría agregar?

Existe sin embargo, una encuesta llamada Q12 de Gallup que arroja una pirámide jerárquica del nivel de compromiso del empleado con la empresa sobre la base de las necesidades que deben ser cubiertas por parte de la organización. Es decir, que el máximo compromiso solo se logra si las necesidades son cubiertas una sobre la siguiente. Esta encuesta -en mi época corporativa en RR.HH.- llegué a aplicarla dentro de la entrevista de salida para determinar las necesidades que, como organización, quizás no llegamos a cubrir hasta poder lograr el compromiso de quien en ese momento renunciaba a la empresa. Los resultados que obtuvimos en mi experiencia fueron muy valiosos y nos permitieron tomar decisiones para mejora como organización. Estas son las preguntas adaptadas a una entrevista de salida:

1. Sé lo que se esperaba de mí en el trabajo.
2. Tuve los materiales y equipos que necesitaba para hacer bien mi trabajo.
3. En el trabajo, tuve la oportunidad de hacer lo que mejor hacía todos los días.
4. En los últimos siete días, recibí reconocimiento o elogios por hacer un buen trabajo.
5. Mi supervisor, o alguien en el trabajo, parecían preocuparse por mí como persona.
6. Hubo alguien en el trabajo que fomentaba mi desarrollo.
7. En el trabajo, mis opiniones parecían contar.
8. La misión o propósito de la empresa me hacían sentir que mi trabajo era importante.
9. Mis compañeros de trabajo están comprometidos a hacer un trabajo de calidad.
10. Tengo un mejor amigo en la empresa.
11. En los últimos seis meses, alguien en el trabajo me habló sobre mi progreso.
12. Este último año, tuve oportunidades en el trabajo para aprender y crecer.

Al final, las recomendaciones sobre cómo desarrollar una entrevista de salida son muchas, pero debe quedar a criterio de la empresa su propio diseño. Sin embargo -y lo más importante- es hacer uso de la información, pues de lo contrario todo quedará en un proceso burocrático que nada positivo ofrecerá a la empresa.

Diferencias de offboarding en una baja voluntaria y en un despido 

Ya dijimos en un apartado anterior que el offboarding incluye 3 etapas: preparación, desarrollo y cierre. Esto se cumple muy bien tanto si es un despido masivo, individual o incluso si es una baja voluntaria. 

En el caso de despidos (qué hacer ante un despido), hemos visto las acciones que deben tomarse en cuenta para garantizar un proceso armónico y con el menor impacto posible en la continuidad del negocio. Cabe destacar que cuando implica un departamento completo o un grupo de personas porcentualmente alto para la empresa, serán más las áreas involucradas en el proceso de offboarding. Si bien al final puede ser dirigido y liderado desde recursos humanos, habrá responsables en otras áreas que deberán involucrarse y comprometerse de igual manera.

Cuando se da una baja voluntaria es poco el tiempo de “preparación” que tiene la empresa ya que no tiene forma de conocer con anterioridad la decisión del empleado, por lo que prácticamente el offboarding se concentrará no en el “antes”, sino en el “durante” y el “después” con las siguientes acciones:

• Elaboración de documentos
• Entrega de documentos y pagos por parte de la empresa
• Realización de entrevista de salida
• Definición del plan de transferencia 
• Entrega de documentos y materiales de la empresa por parte del empleado

Offboarding digital

Con el avance de la tecnología es de esperar que parte del proceso de offboarding se haga mediante plataformas digitales. Esto significa simplemente llevar a cabo el proceso de envío, visualización y firma de la documentación requerida de manera digital y completamente legal. Evidentemente, un proceso así minimiza errores y aumenta la eficacia, no obstante, hay un lado humano que, en lo personal, no debemos dejar a la tecnología. Es decir, si bien puede resultar muy práctico, automático y rápido hacer la entrevista mediante una plataforma, nunca será igual que hacerla cara a cara, así sea mediante una videoconferencia. Si hay algo en concreto que se desea transmitir en una entrevista de salida es el mensaje de: “lamentamos que te vayas, por eso queremos escucharte y saber cómo podemos mejorar para que otros buenos talentos como tu o se vayan de la empresa”; y evidentemente esto no es lo que se percibe cuando el exempleado recibe un enlace indicando que responda una encuesta.

El proceso de offboarding puede tener tanto impacto en el employer branding como lo tiene el proceso de onboarding por lo que no se debe minimizar su importancia y la dedicación a desarrollarlo de la mejor manera. Un buen programa de recolocación del empleado saliente suele ser una gran oportunidad y un beneficio para ambas partes, te lo explicamos aquí.

Aixa Zerpa