Metología Ágil en Recursos Humanos

¿Cómo transformar tu departamento de Recursos Humanos con la Metodología Ágil en RRHH?

Seguro el término Metodología Ágil te suena mucho del sector tecnológico, pero por lo general es menos común oírlo al hablar de Recursos Humanos. Es fácil creer que la Metodología Ágil solo se enlaza al área tecnológica cuando son la raíz del éxito de empresas como Google, Apple, Facebook, Amazon, etc… Pero… ¿cómo podemos aplicar las mejores metodologías de organización de Silicon Valley a los Recursos Humanos? Justamente eso vamos a responder a continuación.

Por definición, una Metodología Ágil se basa en distintos sistemas de gestión de proyectos que aportan flexibilidad para adaptar los métodos de trabajo a las condiciones de esos proyectos, consolidando así su objetivo principal: agilizar, independientemente de si estamos programando software o incorporando nuevo talento a una empresa.

¿Cómo aplicar la Metodología Ágil a los Recursos Humanos?

1. Conocer y poner en práctica su filosofía aplicada

La filosofía de la Metodología Ágil prioriza factores por encima de otros; si algo demuestra, es que no podemos darle valor a una cosa sin dejar de lado otra. Para el sector de los Recursos Humanos el marco de trabajo se resumiría así:

• Los colaboradores y las interacciones entre estos están por encima de los procesos y herramientas técnicas.

• La mejora constante en torno a lograr el objetivo final se prioriza sobre la documentación exhaustiva de todo.

• La colaboración estrecha con el cliente interno vale más que limitarse a una negociación contractual.

• La respuesta rápida ante los cambios inesperados o impedimentos se valora por encima de seguir el plan.

1. Priorizar a los colaboradores en RRHH: más “H” y menos “R”

Recursos Humanos debe tener la capacidad de conectar y empatizar con el talento de una forma mucho más profunda que el resto: los Recursos Humanos deben ser más Humanos, este es el camino para aplicar principios Ágiles que involucren:

• Eliminar jerarquías: al igual que en las grandes empresas de tecnología, la Metodología Ágil no es muy amiga de que todo el poder de decisión recaiga en el líder de la empresa.

Era justamente Steve Jobs, fundador de Apple y fiel usuario de la Metodología Ágil quien con frecuencia hablaba del poco sentido que tenía contratar talento para decirle qué hacer en lugar de abrir la participación y dejar que sea éste quien aporte ideas y soluciones innovadoras.

• Crear equipos de trabajo multidisciplinares: bajo esta idea de libertad para dar opiniones y recibir “feedback”, se abre mucho campo para crear equipos de Recursos Humanos capaces de establecer relaciones más estrechas con otros departamentos, como, por ejemplo, el área de marketing, de modo que logren encaminarse hacia mejores resultados.

• Aplicar comunicación efectiva para alcanzar sinergia: ser parte de un “equipo ágil” es sinónimo de comunicación eficaz, por ello al aplicar una Metodología Ágil en Recursos Humanos no pueden faltar los status diarios, estos no tienen que abarcar demasiado espacio en tu agenda pues además de contraproducente, también sería contradictorio con el objetivo de la metodología en sí.

El día a día del departamento de Recursos Humanos ya de por sí implica cumplir con numerosas reuniones que muchas veces carecen de efectividad. Por su lado, los status diarios de la Metodología Ágil solo necesitan responder a tres preguntas en concreto para trabajar en sinergia: ¿Qué tareas han sido completadas? ¿Cuáles se realizarán durante ese día? En caso de que exista algún impedimento, ¿cuál es?

Existen herramientas digitales que optimizan las respuestas a estas preguntas de un modo más visual, orientativo y sin siquiera moverse del asiento.

1. Eliminar los pasos innecesarios en los procesos de selección

Los procesos de reclutamiento que carecen de optimización son negativos para la experiencia de candidato e incluso para la del mismo departamento de Recursos Humanos y la propia marca empleadora. En respuesta, la Metodología Ágil propone trabajar mediante cortos bloques temporales que se conocen como “sprints”, dividiendo todo el proceso en solo sus partes esenciales y evitando el modelo de reclutamiento tradicional donde se presenta a los candidatos pre-seleccionados al final del proceso.

Una de las soluciones que plantea la Metodología Ágil en Recursos Humanos es no tener que esperar que finalice el proceso para comprender de que el perfil de los candidatos que costó tres semanas conseguir no se ajusta a las exigencias del decisor interno (Directivo, Responsable de RRHH, jefe de equipo, etc) o del cliente (si se trata de un proceso para una empresa final) gerente de contratación,[1] [2]  para ello hay que eliminar del proceso las partes innecesarias, automatizar y promover espacios para recibir más comentarios en tiempo real.

2. Mejorar la comunicación con directivos y/o clientes

La comunicación en las empresas muchas veces se da por sentado bajo la impresión de que en el escenario laboral siempre estamos en contacto con el resto de los colaboradores. En Recursos Humanos esto podría no ser así; las apretadas agendas de los directivos, gerentes de contratación o clientes, en caso de que se trate de agencias de reclutamiento, suelen interferir en la comunicación efectiva.

En la Metodología Ágil estas figuras con alto poder de decisión son indispensables para el cumplimiento exitoso del proceso y desde el momento en que se realiza la negociación es importante hacerles saber cuál es el marco de trabajo a seguir y qué requerimos de ellos, en este caso, una comunicación constante y efectiva.

3. Improvisar el “plan B”

Se dice que la improvisación es mala para el trabajo, pero lo cierto es que todos alguna vez hemos improvisado, sobre todo en Recursos Humanos, donde nada está exento de imprevistos y no todas las decisiones dependen completamente del departamento en sí, como cuando el candidato seleccionado rechaza la oferta de último momento, por ejemplo.

La Metodología Ágil es un potente medio para anticipar esas situaciones en donde tendremos que improvisar un “plan B”, tal y como comentamos antes, constantemente debemos estar respondiendo a preguntas como cuáles contingencias prevemos para el proyecto, y es precisamente ese “mindset” que dice “sé que todo puede cambiar”  lo que nos prepara para afrontar esos cambios.

¿Cuáles son las Metodologías Ágiles más recomendadas para Recursos Humanos?

• SCRUM: ideal para ejecutar procesos de selección de personal o planes de retención de talento, a través de este marco de trabajo ágil se desarrollan un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente.

Se basa en varias fases para alimentar el flujo de trabajo:

1. Definición del marco temporal del sprint: el equipo de Recursos Humanos deberá definir en base a su experiencia la delimitación temporal del proyecto a realizar.
2. Planificación del sprint: busca identificar con honestidad cuánto trabajo se estará realizando durante el tiempo definido para el sprint.
3. Status diario o “daily SCRUM”: reuniones de 5 a 15 minutos (máximo) para comentar el estado del proyecto.
4. Revisión del sprint: se presentan los trabajos finales para recibir “feedback”.
5. Retrospectiva: busca la mejora continua a través de comentarios e impresiones sobre el sprint finalizado.

• LEAN: si ya conoces algo de Metodología Ágil seguro te parece que esta está algo fuera de lugar, Recursos Humanos poco tiene que ver con fabricar productos a gran escala, pero en realidad su objetivo es identificar lo innecesario, reduciendo tiempo y costes a la hora de llevar a cabo un proyecto innovador, pero también detectando aquello que sí nos aporta valor.

Su principio es que no podemos cambiar aquello que no se mide, por ello en Recursos Humanos resulta seruna metodología eficaz para potenciar el talento en aquellos departamentos que requieren refuerzo de algún modo, invertir y reconocer al talento con mejor rendimiento o cortar la relación con empleados cuyo desempeño no cumple con lo esperado.

• KANBAN: su nombre viene del japonés y significa “tarjetas visuales”, su gran ventaja está en que con solo mirar tu tablero visual ya estarás al tanto del status de un proyecto y las fases donde hay un “atasco” (tableros donde las tareas parecen nunca pasar a la siguiente fase) para tomar acción.

Usualmente se divide en “Tareas por hacer”, “Tareas en progreso” y “Tareas hechas”, pero en Recursos Humanos un tablero KANBAN sería algo así:

¿Y tú? ¿Ya estás aplicando alguna Metodología Ágil en tu departamento de Recursos Humanos? Queremos conocer tu experiencia y promover el uso de estas grandes herramientas de organización en equipos más allá del área tecnológica.