Qué es un Jefe de Equipo o Jefa de Equipo: Funciones y perfil

¿Sabes que implica el rol y las funciones de un Jefe de Equipo? Quieres seguir creciendo profesionalmente y consideras que tu siguiente paso es ser Jefe de equipo y tener un equipo a cargo; sin embargo, te vienen a la mente algunas inquietudes: ¿quiero ser jefe, gerente, encargado o qué? ¿Son lo mismo o no? ¿Qué competencias tengo para cada rol?

Es natural que te surjan todas estas preguntas pues los diferentes roles tienden a confundirse, e incluso, según el sector o la empresa, usan los términos “manager”, “jefe” y “supervisor” según su propia estructura organizacional. 

Para aclarar muy bien el término “jefe de equipo”, comencemos por comprender el origen de la palabra. El término “jefe” en español proviene del término francés “chef”, que a su vez proviene del latín caput (cabeza). Es decir, desde el punto de vista de su etimología, la palabra “jefe” hace referencia a quien encabeza a un grupo de personas, o desde un enfoque más organizacional, quien está al frente de un equipo de trabajo garantizando una buena comunicación y alto nivel de motivación para lograr un objetivo común.

Es el líder que incentiva, promueve y alienta al cumplimiento de metas, así como la efectiva construcción de relaciones entre sus miembros.

En ocasiones, las funciones del jefe de equipo pueden ser compartidas o similares a las del resto del equipo, pero tiene también responsabilidades adicionales. Por ejemplo, puede darse el caso en el que se cree un equipo para un proyecto determinado, conformado por colaboradores de diferentes departamentos, y entre ellos, se selecciona al jefe de equipo. 

La diferencia con un gerente o manager, es que éstos tienen claramente un nivel más senior, tiene funciones diferentes y dirige, desde un punto de vista más estratégico, las acciones de sus equipos, pudiendo ser más de uno (por ejemplo, un Gerente de Finanzas que tiene a cargo los equipos de tesorería, contabilidad, controlling, etc.)

Recordemos, de todas maneras, que cada empresa define la denominación de sus cargos según su propia estructura y políticas de descripción de cargos -aunque deben mantener cierta consistencia con su sector a fin de lograr las comparaciones necesarias para los estudios de mercado salarial- por lo que al final, es fundamental que conozcas las características propias de la empresa en esta materia para entender mejor cómo son descritas las funciones de cada cargo.

Listado de las 6 principales funciones del Jefe de equipo

Aunque cada empresa define las funciones de los cargos según sus propias políticas, podemos encontrar ciertas similitudes en las funciones del jefe de equipo que resumimos a continuación. 

Función #1: Dar instrucciones

Puede sonar como una función sencilla el “dar instrucciones” a los miembros del equipo sobre lo que deben hacer. No obstante, ejecutar bien esta función va mucho más allá. Además de indicar el “qué hacer” implica asignar responsables, definir la prioridad de las acciones, concretar fechas y recursos. Es además incluir una habilidad que garantice el adecuado cumplimiento de esta función: la comunicación efectiva.

De nada vale tener una lista de las instrucciones sino se transmiten con claridad, destacando los objetivos a alcanzar, generando empatía con las personas sobre las dificultades que puedan afrontar y demostrar confianza en que todos podrán hacerlo. Estos componentes, como veremos más adelante en las competencias que debe tener un jefe de equipo, son fundamentales para cumplir con su rol.    

Función #2: Dar dirección

Esta es una de las más importantes funciones de un jefe de equipo. La dirección que se ejerce sobre el equipo es pieza clave para alcanzar los objetivos definidos ¿De qué nos sirve un coche en perfecto estado y que sepamos manejar si no lo utilizamos para ir a ningún lado? Pues sucede lo mismo con el rol de jefe de equipo, no basta que dé instrucciones si no explica a los colaboradores cuál es el norte, qué se espera alcanzar como fin último. Esta función va íntimamente relacionada con una competencia que ayuda a darle el impulso que necesita: la motivación.

Al mismo tiempo, y más allá de definir con claridad hacia dónde apunta el trabajo como equipo, se deberá ser muy firme, para asegurar que no hay dudas ni desconfianza con lo que se espera alcanzar. 

Función #3: Motivar

Limitarse a expresar frases alentadoras, positivas, que refuercen el comportamiento de la gente, no es suficiente para garantizar un clima de alto nivel de energía y motivación en tu equipo de trabajo. Un buen líder de equipo sabe que esta función es lo que ayudará a mantener cohesionado al equipo y creará las bases para el avance de sus objetivos. Motivar significa:

• Conocer los intereses de cada miembro del equipo
• Reconocer los logros individuales
• Empoderar y retar según las capacidades de cada uno
• Escuchar y empatizar
• Asignar responsabilidades según el talento y las fortalezas de cada miembro

Función #4: Coordinar

Hasta ahora hemos visto la importancia de dar instrucción y dirección al equipo de trabajo, pero no valdrá de mucho si al final no se coordina la ejecución. Por ello, esta función de coordinar implica para el jefe de equipo estar en el centro de la acción para asegurar la colaboración y alineación de todos. Implica además tener una visión tanto local e inmediata de lo que se hace, como global y a futuro sobre la meta a la cual se espera llegar.

Función #5: Capacitar

Esta función se extiende un poco más allá de entrenar en una actividad a los colaboradores. Previamente se deben identificar las debilidades, establecer objetivos de mejora y diseñar una capacitación adaptada a las necesidades de cada miembro del equipo. Puede el mismo jefe capacitar o definir la mejor estrategia para hacerlo contando con entrenadores seleccionados para ello. Esta función es continua, especialmente en entornos cambiantes y de alto nivel de innovación donde todos deben estar actualizados sobre sus productos y procesos. 

Función #6: Empoderar

Más allá de ser un elemento clave de motivación, empoderar al equipo como parte de las funciones del jefe significa asegurar que cada uno asuma la responsabilidad de sus propias tareas. Sin embargo, aunque suene muy sencillo, puede resultar una función compleja para garantizar el éxito ya que implica los siguientes pasos:

1. Compartir información con claridad sin ocultar aspectos claves
2. Definir los objetivos que se esperan alcanzar con dicho empoderamiento
3. Garantizar que la persona tiene el conocimiento y las habilidades necesarias para su asignación
4. Concretar tiempos de seguimiento de forma espaciada 
5. Reconocer los avances y logros.

Principales competencias para la función de Jefe de equipo.

Ya hemos hablado de las principales funciones del jefe de equipo. Como toda posición, el éxito dependerá -entre otros factores- de las competencias consolidadas que tenga el jefe de equipo. En ocasiones, algunas competencias pueden no estar claras o confundirse, por ello, para explicar las principales competencias de un jefe de equipo, procederemos a dar una breve definición y, lo más importante, señalar los indicadores de cada una. Esto facilitará mucho tu labor como jefe de equipo pues te permitirá conocer las conductas asociadas a cada competencia para tu futuro desarrollo.

• Liderazgo 

Definición: Capacidad para diseñar estrategias, procesos, cursos de acción y métodos de trabajo con el propósito de asegurar una adecuada conducción de personas, desarrollar el talento y, al mismo tiempo, lograr el compromiso y el respaldo de las distintas áreas que componen la organización para alcanzar la estrategia.

Indicadores:

• Comunica la estrategia del negocio y cómo la contribución de cada miembro contribuye en ella
• Incentiva a las personas hacia acciones concretas para el cumplimiento de las metas
• Es modelo a seguir de los valores de la empresa
• Identifica los talentos y los desarrolla
• Garantiza el logro de resultados a través de su equipo dentro de los estándares de calidad definidos y plazos acordados.

• Organización y planificación

Definición: Capacidad para determinar eficazmente metas y prioridades para su área y definir las etapas, acciones, plazos y recursos requeridos para el logro de los objetivos fijados; así como los mecanismos de seguimiento y control.

Indicadores:

• Fija prioridades claras alineadas con las necesidades del negocio
• Estima tiempos, objetivos, acciones y recursos
• Ofrece una estructura clara de los pasos a seguir, el seguimiento y el control de cada acción 

• Gestión de equipos

Definición: Usar métodos apropiados y un estilo interpersonal flexible para ayudar a construir un equipo cohesionado; facilitando la consecución de los objetivos del equipo.

Indicadores:

• Ofrece instrucciones, dirección y estructura al equipo
• Hace sugerencias de procedimientos o procesos para lograr objetivos de equipo
• Ayuda a eliminar obstáculos que interfieran con el avance de las tareas de cada miembro del equipo
• Escucha e involucra a las personas en la toma de decisiones, valorando los aportes individuales

• Adaptación al cambio

Definición: Mantiene la efectividad y los resultados del equipo a pesar de los cambios que afronten, mediante la implementación de ajustes necesarios que faciliten el cumplimiento de las metas. 

Indicadores:

• Comprende el porqué de los cambios y explica al respecto a su equipo
• Aborda el cambio de forma positiva buscando en él oportunidades para ser más efectivos
• Recomienda cambios de comportamiento y formas de hacer las cosas para asegurar la continuidad del negocio a pesar de las dificultades.

• Gestión de conflictos

Definición: Afrontar y solucionar de forma eficiente los problemas de comunicación y de relaciones interpersonales que puedan surgir dentro del equipo de trabajo, alineando los objetivos y creando un ambiente de armonía y entendimiento.  

Indicadores:

• Abre espacios de confianza para generar discusiones abiertas
• Clarifica la situación gestionando las emociones que puedan aflorar por parte de las personas
• Se muestra abierto a escuchar todas las partes enfocándose en la solución no en buscar culpables
• Propone ideas de solución que satisfagan a todos llegando a acuerdos.

• Coaching & Feedback

Definición: Capacidad de guiar a los miembros del equipo a superar sus dificultades mediante la autorreflexión y la retroalimentación, con el fin de alcanzar sus objetivos. 

Indicadores:

• Clarifica los comportamientos esperados ofreciendo información fácil de comprender por parte de la persona
• Explica y demuestra sobre cómo maximizar el desempeño y hace preguntas que promuevan la autorreflexión
• Utiliza herramientas de habilidades interpersonales para avanzar en la comunicación individual con su equipo. 
• Se puede tener la certeza de que es sincero independientemente de las circunstancias.

Requisitos y características para ser Jefe o Jefa de equipo.

Llegar a ser jefe de equipo significa haber demostrado las competencias indicadas anteriormente, así como la capacidad para ejercer las funciones definidas por la empresa. No obstante, cada organización desarrolla su propia descripción de cargo con los requisitos que sean claves según el departamento al cual va a pertenecer esta posición. Es decir, no es posible hacer una única lista que aplique por igual a todas las compañías acerca de características que deba cubrir el colaborador que aspire alcanzar esta posición. Sin embargo, podríamos mencionar de forma muy genérica algunas de ellas:

• Nivel de estudios: mientras más alta sea esta posición en la organización, mayor nivel de estudios se va a exigir, e incluso especializaciones en ciertas áreas.
• Habilidades: las competencias que hemos citado son básicas para la posición, pero si adicionalmente puedes demostrar otras, constituirán un valor agregado que te permita posicionarte frente a otros candidatos.
• Años de experiencia: no es frecuente observar la contratación de un jefe de equipo que no haya tenido ninguna experiencia similar, ya que la misma experiencia es clave para garantizar el éxito en el rol. El número de personas supervisadas en el pasado pudiera no ser tan relevante si se ha adquirido experiencia en empresas grandes, pues estas tienen procesos y política muy definidas.
• Conocimientos técnicos del área: no hay duda que conocer y haber ejercido funciones similares a las personas que tendrás dentro de tu equipo constituyen requisitos que facilitarán el cumplimiento de las funciones en el rol; por lo que desconocer el área puede ser una gran desventaja

Ahora bien, para todo siempre hay una primera vez. Si aspiras a esta posición y no tienes experiencia, asegúrate al menos de cumplir con las competencias y el conocimiento técnico necesario. Tener la capacidad de trabajar en equipo, comunicarse de manera eficiente, influir sobre otros, gestionar cambios, conflictos y dificultades son experiencias válidas para que puedas ser considerado aún y cuando no hayas supervisado de forma directa personal, así que no te desanimes que siempre habrá alguna oportunidad para ti.

Jefe de equipo vs. Jefe de Departamento vs Encargado

Como he mencionado anteriormente, cada empresa define sus propias descripciones de cargo, crea nombres para las posiciones y determina los requisitos para cada posición. Podemos encontrarnos con empresas que no tienen jefe de equipo, solo jefes de departamento, o empresas que cuentan con ambos con sutiles diferencias entre ellos. Dentro del primer grupo de empresas es común encontrar a personas que cumplen con todas las características descritas en este artículo, eso sucede pues la empresa combina ambos roles en uno solo. Pero las empresas que sí hacen distinción, entre jefe de equipo y jefe de departamento, separan ambos roles por funciones diferenciadas que establecen para cada uno. Veamos algunas diferencias.

Normalmente un Departamento puede tener diferentes equipos y por lo tanto diferentes jefes de equipo a su cargo.

Un jefe de equipo se involucra directamente en las actividades de su equipo, así como en el establecimiento de acciones concretas para alcanzar los objetivos. Además, da instrucciones, organiza y motiva para mantener un ritmo de trabajo que no se vea afectado por obstáculos o dificultades que puedan presentarse. Garantiza la coordinación de todos, así como un ambiente de trabajo de alto rendimiento. 

Ahora bien, un jefe de departamento tiene una labor de mayor supervisión, define estrategias más distanciadas en el tiempo, establece políticas y normas, define nuevos procedimientos y toma decisiones complejas que impactan otros departamentos. Su gestión de personas es muy similar a la de los jefes de equipo pues de igual manera debe motivar, empoderar; pero además tiene que identificar talentos potenciales para planes de carrera o posiciones de sucesión. Es decir, su campo de acción va más allá del equipo de trabajo pues garantiza la interrelación con otros departamentos y los objetivos estratégicos de la empresa. 

Finalmente, un encargado se focaliza en actividades operativas de un área en concreto y de que todo fluya correctamente. Ciertamente deberá gestionar equipos de trabajo tanto como un jefe de equipo, pero no diseñará planes de sucesión y de desarrollo de carrera pues su objetivo será garantizar el desempeño de las personas en su rol actual. Es decir, que el encargado suele tener funciones más operativas y de menos visión a mediano y largo plazo que los anteriores roles mencionados.  

Ya hemos conocido más a fondo el rol completo y no solamente las funciones de un jefe de equipo. Si te ha animado optar a una posición como jefe de equipo, comienza por identificar tu potencial, tus competencias ya consolidadas y tu área de conocimiento para orientar la búsqueda de forma correcta. Si tienes dudas sobre cómo expresar tu valor en las entrevistas, estamos para ayudarte en este proceso, de tal manera que puedas responder correctamente las preguntas que te hagan, pero sobre todo, demostrar tus competencias, interés y características que te diferencian de otros candidatos.

Autora: Aixa Zerpa