Comunicación efectiva en el trabajo

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En este artículo podrás identificar las características de la comunicación efectiva en el trabajo y en el ámbito personal. Tendrás oportunidad de entender el impacto y alcance de lo que dices en los demás, así como incorporar a tu estilo de comunicación un conjunto de buenas prácticas para garantizar que tu mensaje llegue con claridad a tus interlocutores.

¿Qué es la comunicación efectiva?

Después de darle muchas vueltas, Arturo había decidido aceptar una nueva oferta de empleo. Se cumplía exactamente 1 año desde que su jefe actual le prometió un aumento de sueldo que nunca llegó. Arturo había logrado incrementar las ventas del equipo en más de un 40% con sus novedosas ideas. Los clientes estaban encantados con su gestión y sus compañeros de trabajo lo reconocían como un líder indiscutible. Con dos años en la empresa, se había hecho indispensable. Sabía que merecía el aumento y al no recibirlo decidió poner en su perfil de LinkedIn “abierto a nuevos empleos”.

Las ofertas no tardaron en llegar. Rechazó varias de ellas esperando el aumento prometido. Quería quedarse, le encantaba el equipo de trabajo, los productos, los clientes. Finalmente se decidió. Aceptó una propuesta que superaba su paquete salarial en un 30%. Sólo faltaba hablar con su jefe para contarle su decisión.

Hola Arturo ¿en qué te puedo ayudar?
Pues nada, señor Benítez, vengo a entregarle mi carta de renuncia
¿Renuncia? ¿Cómo? ¿Por qué? ¿Qué pasó?
Es que tengo una oferta de empleo con un paquete mayor y como nunca se dio lo del aumento que hablamos hace un año, tuve que empezar a escuchar ofertas.
Pero Arturo, tú estás en el plan de talentos de alto potencial de la empresa. En unos meses te íbamos a promocionar con un mejor paquete. Incluso tienes una formación en Suiza a mediados de año para pulir tu perfil. ¿Cómo nos vas a hacer esto?
Lo lamento, pero no sabía nada de esto y ya me comprometi con la otra empresa.

La comunicación efectiva en el trabajo va más allá de un simple intercambio de información. Se trata de entender al otro, su intención, sus emociones y todo aquello que está detrás de lo que dicen sus palabras o gestos. Además de ser capaz de transmitir claramente un mensaje, también necesitamos escuchar para garantizar que el otro se sienta parte de la conversación.

La comunicación es responsabilidad de dos. En nuestro ejemplo anterior podemos ver como una empresa pierde a un excelente empleado por no dejar claro su plan de carrera y, por otro lado, también podemos decir que Arturo pierde un sitio en el que se sentía a gusto, por no ser más asertivo y dejar ver su incomodidad para tratar de buscar una solución.

¿Cuál es la importancia de ser un buen comunicador?

Tener una comunicación efectiva ayuda en todos los aspectos de la vida, desde tu desempeño profesional hasta tu ámbito más personal. Desde un punto de vista empresarial, todas las transacciones son el resultado de la comunicación. Pensemos por ejemplo qué sería de los clientes de una empresa sin unos vendedores que se expresen con claridad; o incluso podemos pensar hasta dónde podría llegar un equipo de trabajo si sus miembros mantienen una comunicación poco sana o destructiva. Las buenas habilidades de comunicación son esenciales para permitir que los demás, e incluso uno mismo, entienda la información con más precisión y rapidez.

En una encuesta llevada a cabo por LinkedIn, la comunicación encabezó la lista de las habilidades blandas más buscadas entre los empleadores y es que probablemente el activo más importante que puede tener una empresa sea: una cultura que promueva una comunicación sana y efectiva.

Las mejores habilidades blandas - Encuesta de LinkedIn

Impacto de la mala comunicación en el trabajo.

Una mala comunicación afecta a las empresas, más de lo que pensamos. Al menos podemos identificar cinco grandes áreas que se ven alteradas por los efectos de una comunicación deficiente:

Productividad: Cuando los empleados no se sienten escuchados o sienten que no pueden expresar sus ideas con libertad, tienden a ser menos productivos.

Clima Organizacional: la mala comunicación entre compañeros de trabajo se traduce en un ambiente pesado, lleno de desconfianza y confusión.

Liderazgo: ¿Cómo podemos seguir a un líder que no se sabe comunicar? El desarrollo de la comunicación efectiva es una responsabilidad ineludible de los líderes de una empresa, es un requisito que viene adherido al rol.

Costos: Sin duda alguna que una comunicación poco eficiente se traduce en reprocesos, clientes insatisfechos, errores y, por ende, gastos innecesarios.

Competencias de comunicación más valoradas en el trabajo.

Escuchar: Para llegar a ser un buen comunicador es necesario saber escuchar. La escucha no es más que el reconocimiento del otro, es un acto donde nos despojamos momentáneamente de nuestro ego para pensar que quien nos habla, dice algo importante a lo que debemos prestar atención.

Precisión: el mundo organizacional está saturado de canales de información que tienden a distraer constantemente nuestra atención. Una habilidad diferenciadora en estos tiempos es transmitir mensajes lo más concretos posibles, que lleguen directo al grano.

Gestualidad: Cuando hablamos de comunicación presencial, es importante que nuestro discurso esté acompañado de contacto visual con nuestro interlocutor, así como de unos gestos y una postura que refuercen el mensaje que queremos transmitir.

Apertura: Comenzar una conversación pensando que se tiene la razón y que el otro está equivocado, es un error. Nos predispone y nos hace cerrar posibles puntos de encuentro. La apertura implica tratar de dejar de lado mis ideas, para intentar entender las ideas del otro sin mayores prejuicios.

Respeto: Ser respetuoso es tan simple como prestar atención a lo que otro tiene que decir, llamar a la persona por su nombre, no distraerse mirando el móvil, por ejemplo, o buscar un espacio sin interrupciones para conversar. Esto genera una sensación de bienestar en el interlocutor que le hace sentirse apreciado y que permite una conversación más honesta y productiva.

Detener la información infundada: Los rumores hacen mucho daño a las empresas, distraen a las personas de su trabajo y hace que se concentren en información que no necesariamente es cierta. No hacerse eco de estos rumores, es un aporte invaluable a los equipos de trabajo.

“Se necesitan dos años para aprender a hablar y sesenta para aprender a callar”
Ernest Hemingway

Cuatro problemas recurrentes de comunicación y cómo afrontarlos

Problema	Solución
No escoges las palabras con cuidado a la hora de expresar tus ideas en una discusión.	Tomate el tiempo de pensar con claridad tus respuestas. Nunca respondas al momento, si te sientes muy molesto.

Usar el mismo canal de comunicación para todos mis mensajes	El correo, un chat o un mensaje de voz tienen la gran ventaja de ser inmediatos, pero hay conversaciones que requieren un contacto cara a cara.

Asumir la postura del otro sin verificarla	Parafrasear: validar con tu interlocutor lo que has entendido, te permite saber que están en la misma página.

Generalizar: pensar que tu experiencia es aplicable a todas las situaciones y personas.	Cada persona es única, tu experiencia es útil, pero debes cuidar de no encasillar a las personas. Cuando discutas con alguien, imagina que no lo conoces y trata de entender por qué piensa como piensa.

Claves para que tu comunicación online sea eficaz.

Elementos de la comunicación efectiva:

Lee más, escribe menos: Ante situaciones conflictivas tomate un tiempo para escribir la respuesta adecuada. No es un concurso para ver quien escribe más rápido. Piensa antes de escribir. Haz preguntas que te permitan comprender el problema en todas sus dimensiones.

¡NO GRITES!: Evita el uso de letras mayúsculas, porque hacen que tu interlocutor se predisponga negativamente.

Evita el sarcasmo: El tono afectivo de la comunicación escrita lo decide quien lee el mensaje, no quien lo escribe. Esto hace que el sarcasmo no se entienda y se tomen en serio tus palabras.

Respuestas proporcionales: Trata de igualar las respuestas en longitud y tono. Si te escriben un mensaje con una explicación de 20 líneas por WhatsApp, no puedes contestar solamente con un emoticón de un pulgar levantado . Debes agregar algo de sustancia a tu respuesta como: “Gracias por la explicación tan detallada, me aclaraste todas las dudas” .

Controla los puntos suspensivos: los puntos suspensivos dejan la sensación de algo inconcluso y puedes parecer condescendiente o sarcástico.

No abuses de emoticones, imágenes o gif animados: estos recursos son muy útiles para expresar estados de ánimo y dejarle claro a la persona cómo te sientes, pero no puede ser tu único medio de expresión, en especial si tu interlocutor prefiere expresarse por texto.

No discutas en público: Si tienes algo que discutir con una persona hazlo en un chat privado. No es necesario que todo un equipo se entere de sus discrepancias. Cuando eres amable y cuidas a la otra persona, también te cuidas a ti mismo.

El feedback como herramienta de mejora.

La mejor forma de mejorar nuestra comunicación es tomando conciencia del impacto de nuestras palabras en los demás. El feedback en el trabajo, es el camino perfecto para lograr este objetivo. Para recibir un feedback debes:

Validar a la persona que te dará el feedback. Busca a alguien objetivo que te conozca, pero que sea capaz de decirte lo que piensa de forma honesta.
Escuchar con apertura lo que la otra persona te dice.
Hacer preguntas para clarificar los puntos que no comprendas.
Pedir detalles específicos y, de ser posible, ejemplos concretos.
Preguntar qué puedes hacer de forma diferente en una futura ocasión.

“Lo que has de decir, antes de decirlo a otro, dítelo a ti mismo”

Séneca

Modelo de comunicación asertiva.

La asertividad es la expresión directa y honesta de lo que pensamos y sentimos, sin herir al otro y sin sentirnos culpables por no expresar nuestra postura. Es una técnica excelente a la hora de manejar conversaciones difíciles, sin llegar a ser agresivos ni sumisos.

Los pasos de la comunicación asertiva son:

Describe, no enjuicies: los juicios son etiquetas difíciles de gestionar en materia de comunicación. Una vez que alguien nos etiqueta, estamos cerrando la puerta para dialogar y encontrar una solución al problema. Describir implica referirse exclusivamente a la conducta problema, sin catalogarla.

“Arturo, me gustaría que discutamos sobre tu puntualidad porque has llegado más de media hora tarde toda la semana”

Expresa sentimientos: es importante que la otra persona sepa cómo te sentiste cuando hizo tal o cual cosa. Esta fase le hace entender al otro el impacto de sus actos.

“Te voy a ser sincero, cuando empecé la reunión el viernes y vi que no estabas, me molesté porque no quiero que el equipo piense que tengo preferencias contigo”

Empatía: ponte en el lugar de la otra persona, imagina las razones que le llevaron a tener ese comportamiento. Haz un esfuerzo por entender su postura.

“Entiendo, Arturo, que debes estar complicado con el nacimiento de tu primer hijo, yo también soy padre y se que cuesta mucho adaptarse a todos los cambios que hay que hacer”