Cómo dar feedback en el trabajo – 10 Pasos

¿Cómo dar feedback? Hace unos días, Joaquín, antiguo cliente me comentaba que su jefe le había pedido feedback sobre su rol de jefe, te puedes imaginar la cara que se le puso ¡¡¡¡¿cómo dar feedaback a un jefe?!!!! Joaquín (al que mando un abrazo), me proponía este tema para un post, he querido hacerlo un poco más amplio y escribir sobre cómo dar feedback en el trabajo en general.

En el trabajo se espera un feedback más oficial, profesional, metódico y objetivo. Es un contexto muy diferente de otros, por lo que requiere un extra de moderación y preparación. Y más aún si tienes que dar feedback a un jefe, las relaciones con un jefe son “especiales” como te contaba en artículo sobre cómo discutir con un jefe.

Los puntos que veremos aplicados a como dar feedback en el trabajo, pueden ser usado a cómo dar feedback en cualquier ámbito.

Cómo dar feedback en el trabajo

1. Para qué dar feedback – Objetivos del feedback

Un punto importante ya sea porque te pidan feedback o que tengas que darlo sin que te lo pidan, es la utilidad, el feedback necesariamente tiene que tener el objetivo de ser útil.

Cuando un jefe o compañero de trabajo te pide feedback, puedes comienzar preguntándole para qué quieren este feedback, cual es el objetivo de pedirte feedback, porque le interesa tu valoración.

En otras ocasiones dar feedback no es algo solicitado, sino que forma parte de las funciones de un jefe. En este caso la finalidad está más clara, se da feedback con el fin de hacer saber al colaborador como es su desempeño con respecto a las expectativas y objetivos, dar pautas para mejorar y motivar al colaborador.

El objetivo del feedback debe ser siempre positivo, que sirva de incentivo para mantener, reforzar o mejorar aspectos profesionales. Pero, también, te servirá para conocer mejor a la otra persona y ayudarle en su propio autoconocimiento.

Tener muy claros los objetivos por los cuales tienes que dar feedback te ayudará a tener una visión clara de por dónde enfocar el feedback y poder prepararlo con cariño. El feedback siempre tiene que ser útil.

2. Borrador del feedback

Haz un borrador de los puntos que quieres tocar, piensa en la otra persona para este primer guion, ¿qué le puede aportar valor en su profesión?

No se trata de que saques todo lo que llevas años guardando, esperando el momento oportuno. Elige los aspectos más relevantes para los objetivos que hayas identificados. Demasiada información será contraproducente y hará que no ponga foco en lo importante.

Define cuándo, dónde y por qué medio vas a ofrecer el feedback.

3. Para dar feedback céntrate en Hechos concretos, no en interpretaciones

Este punto es muy importante, añadiría céntrate en hechos recientes. No te remontes muy atrás en el tiempo, a ser posible usa casos recientes.

Cuando das feedback no puedes hablar de memoria y con generalidades. Tienes que dar datos y ejemplos concretos.

Te pongo un ejemplo para que veas la diferencia:

“el mes pasado, en la presentación que hicimos al cliente XX, contestaste al cliente que la funcionalidad X no se podía implementar a nivel técnico…”

“en algunas presentaciones te he oído decir que le decías al cliente que la funcionalidad que quería no se podía implementar a nivel técnico…”

¿Ves la diferencia? La segunda frase denota que la persona no se ha preparado la reunión, denota falta de preocupación para analizar el cuándo y dónde del problema, generaliza, no concreta nada, no aporta suficiente información. Conseguirá que la otra persona se sienta poco valorada, sienta que se atacando todo su desempeño en general e intentará justificarse.

4. Céntrate en los Hechos no en la Persona

Muy relacionado con el punto anterior. Cuando damos opinión o feedback sobre la Persona estamos hablamos de su ser, y no se trata de lo que la otra persona es, se trata de lo que la otra persona hace.

Cuando hablamos de ser de la persona, está se sentirá juzgada y atacada. Sin embargo, si damos feedback al hacer (a los hechos) se podrá sentir molesta pero no sentirá un ataque persona, si todo lo acompañamos de casos reales y argumentados.

Ejemplo:

“ere muy pesado con los clientes”

“el miércoles 10, en la presentación del cliente X excediste en 45 minutos, de la hora que teníamos programada”

Cuando hablamos de SER (es un pelota, es un falso, es un inútil…), siempre se tratará de opiniones personales (juicios propios), da igual que esta opinión esté aceptada por más persona, será un juicio compartido, pero nunca, nunca será algo objetivo.

Ejemplo de Juicios VS hechos objetivos (muy frecuentemente lo confundimos):

Eres muy bajito (juicio); mides 1,45m (hecho). Llegas tarde (juicio); Tu hora de entrada son las 09:00 y has llegado a las 10:00 (hecho).

Si te das cuenta, la gran parte de nuestras conversaciones, de nuestra forma de hablar está basada en juicios y no en hechos objetivos, ¡como cambiaría nuestra vida si cambiásemos esto!

5. Equilibrio entre aspectos positivos y aspectos a mejorar

Para dar un buen feedback, te recomiendo que uses aspectos positivos y negativos: negativos para promover una mejora y positivos para reforzar y empoderar a la persona.

Queremos que la persona se vaya motivada, con un buen sabor de boca, con el foco en los puntos a mejorar, pero con la sensación motivadora de que hace ya muchas cosas bien.

6. Escucha y estado de ánimo adecuado

Con todo esto de hablar del otro, casi se me olvida, tan importante es una buena comunicación de feedback como saber escuchar los argumentos del otro, pero escuchar con el ánimo de entenderlo, abiertos a que nuestra opinión pueda cambiar. Da a la otra persona los espacios y la libertad para expresarse.

Empatía, debemos estar pendientes a como reacciona la otra persona ante lo que le estamos contando y ponernos en su lugar para ser asertivos y no usar una comunicación no violenta.

Busca un momento en que tu estado de ánimo sea estable, para que no afecte a la comunicación.

7. Valida tu mensaje

Cada vez que comentes algún aspecto, intenta validar que la otra persona ha entendido lo que has dicho y cuál es su opinión al respecto.

8. El momento y lugar para dar feedback

Elige un momento que sea bueno para los dos, alejado de interrupciones y distracciones. Un lugar, a ser posible neutral, y donde poder hablar con confidencialidad (nunca en público).

Lo ideal es hablar de forma presencial o al menos cara a cara.

9. Honestidad. Necesidades y Peticiones

Se honesto y directo, con sensibilidad. Y una cosa más, aunque el contexto sea de confianza, mantén la “seriedad desenfadada”, no hagas bromas ni aproveches para meter alguna “pulla” graciosa, usa un tono cordial y profesional.

⇒ Expresa la situación, basándote en hechos concretos. Argumenta como esto te afecta a ti y como te hace sentir. Expresa que es lo que necesitas de la otra persona en relación al tema tratado.

10. Prohibido en el feedback

Son enemigos de un buen feedback, todas las generalizaciones: siempre, nunca, todas, la mayoría, casi nunca, casi siempre, ninguna, poco, mucho, a veces, etc.

Todos los derivados del verbo SER: eres, has sido, estas siendo….

Los “PEROS”. Hay que ser cuidadoso con el uso de los “peros” porque suelen invalidar el significado de la frase que les predice, ej.: Eres muy inteligente pero no presta atención.

¿Cómo darías feedback a tu jefe?