Cómo discutir con un jefe eficazmente

Una buena amiga es una experta en gestión de emociones y asertividad en situaciones de conflicto laboral, hace poco me contaba cómo había gestionado una discusión con su jefe, la típica conversación a puerta cerrada de la que parece que no puede salir nada bueno, pues ella consigue darle la vuelta. Y se me ocurrió que sería muy útil para todos, traer algunas de sus técnicas para saber cómo discutir con un jefe, salir reforzado y que la relación entre ambos no se resienta.

Estas técnicas para gestionar una discusión con tu jefe son perfectamente aplicables a cualquier situación, ya sea con un amigo, familiar o tu pareja.

Durante este post incluiré algunos aspectos del libro Cómo ganar amigos e influir sobre las personas (Elipse) de Dale Carnegie. No es un libro de autoayuda, está  más relacionado con la comunicación y el trato interpersonal, técnicas súper sencillas y prácticas sobre cómo tratar a las personas para conseguir su colaboración. Lo he leído recientemente y me ha sorprendido.

Venga, vamos al tema: Cómo discutir eficazmente con un jefe

Paso 1. Para discutir eficazmente con tu jefe o con cualquier persona lo mejor es no discutir

Como lo oyes, para empezar es fundamental dejar de pensar en una discusión en términos de ganar y perder, atacar y defenderse. Esto es lo que solemos hacer y no funciona.

Nadie gana en una discusión, así que tenemos que tratar de evitar discutir. Es inútil levantar la voz para tratar de imponerse o usar los argumentos más astutos para deshacer el argumento de la otra parte.

Te pongo un ejemplo gráfico, para mi discutir se parece mucho a echar un pulso. Cuanta más fuerza ejerce una parte, más empuja la otra en sentido contrario, aun quedando en tablas hay un desgaste de energía importante, si uno pierde, la honrilla, el orgullo saldrá resentido, por lo que el ganador ha vencido pero en esa victoria ha generado un resentimiento en el perdedor.

Es un ejemplo un poco exagerado pero creo que se entiende la idea. Aunque ganes en la discusión con un jefe, puede que hayas ganado un enemigo silencioso que no olvidará que le hiciste sentir derrotado y al que heriste su orgullo.

Como dice Dale Carnegie en su libro: “Si discutes, peleas y contradices, puedes lograr a veces un triunfo, pero será un triunfo vacío porque jamás obtendrás la buena voluntad del contrincante”

Y de eso se trata de conseguir la buena voluntad de la otra parte, no se trata de ganar, tener razón o defenderse, hay que mirar un poco más lejos, ampliar la panorámica, tenemos que conseguir reforzar la relación con el jefe.

Paso 2. Ponte en la piel de tu jefe.

Olvida, por un momento, todo tipo de prejuicios y piensa que esta discusión puede ser fruto de circunstancias ajenas a ti, al menos directamente: presión de sus jefes, responsabilidad excesiva sobre resultados, estrés, carga de trabajo, un mal día, problemas familiares, falta de información, etc.

Es importante que te prepares a recibir su mensaje sin tomártelo como algo personal, así que de entrada, saca el problema fuera de ti. Llegar a esa situación, inclinarse a dar el paso de hablar contigo puede ser causa de circunstancias externas que tienes que entender para pasar al siguiente paso.

Paso 3. Deja hablar, sin interrumpir

Deja que tu jefe se desahogue, no le interrumpas para defenderte.

Dejando que hable, sino contraatacas él no se pondrá a la defensiva, irá gradualmente tranquilizándose y bajando la guardia ya que no le estás dando motivos para lo contrario, por lo tanto su estado de ánimo se irá sosegando, esto te interesa, la comunicación será mucho más fluida y agradable cuanto más en armonía estén las partes.

Paso 4. Escucha atentamente

Escucha activa y atenta. Céntrate en lo que está diciendo para extraer el argumento principal, elimina la paja y quédate con lo principal. No estés pensando en cómo rebatir, si instintivamente te vienen ideas para contraatacar o argumentar, anótalas mentalmente (no las desarrolles) y déjalas pasar para seguir concentrado en el mensaje de tu jefe.

Paso 5. Lee entre líneas

En muchas ocasiones crees que lo que le preocupa, molesta o provoca a tu jefe es una cosa, pero si escuchas atentamente, te fijas en el lenguaje que usa te darás cuenta de cuál es el problema real.

Ejemplo: “…es que el trabajo no sale, me tengo que llevar el trabajo a casa, estoy desbordado, vamos con retraso en los proyectos y a nadie parece preocuparle…”

Ves este mensaje, está totalmente despersonalizado, no señala la causa del problema ni lo centra en nadie concreto, sólo se habla de los efectos del problema, de cómo repercute en los proyectos, y muy importante cómo lo está viviendo él. Se puede leer entre líneas, que no puede él sólo, que no tiene la llave para solucionar el problema, que no quiere reconocer directamente que es un problema de organización y planificación de la empresa no del equipo, que necesita que le comprendan, y que necesita más compromiso, pero no lo pide directamente porque seguramente ya lo tiene y sería excesivo pedir más, pero necesita desaguarse, sentirse escuchado, que le refuercen y le den alguna alternativa.

En esta situación no tiene sentido defenderse con argumentos tales como: “yo hago mi trabajo, cumplo mi horario y con los plazos que doy… no entiendo por qué me culpas de la situación…”

Paso 6. Estructura tu argumento

Tienes que saber cuáles son las ideas que quieres que queden muy claras en tu argumento, 3 o 4 ideas principales.

Si algún punto del argumento de tu jefe, no te ha quedado claro o era muy general pide cortésmente que te amplíe o concrete la información para entenderle mejor.

Establece tus límites para no decir más de lo deseado ni ser demasiado rígido.

Establece la jerarquía de las ideas.

Se concretó, no te vayas por las ramas ni hablas en general o desde el sentimiento, no saques balones fuera ni culpes a otros.

Habla en primera persona, si mencionas al resto que sea en positivo.

Paso 7. Habla calmado y sosegado

Una vez que has escuchado atentamente, has comprendido la situación real, tu jefe se ha ido calmando es tu turno para actuar.

Siempre con un tono cordial, pausado y empático. Lo que buscamos es convertir lo que iba a ser una discusión/bronca en una conversación entre dos personas que necesitan la una de la otra.

Comienza dejando claro que entiendes la situación y que comprendes como debe sentirse (puedes decir algo del tipo:”…seguramente yo me sentiría igual”).

No uses la palabra PERO, el pero niega la frase que vaya delante, hace desconfiar al oyente de la sinceridad del argumento anterior. ”…te quiero mucho, pero…”, “…lo paso muy bien con tus padres, pero prefiero quedarme en casa…”

Si durante la exposición de tu jefe, hay datos/información que deba ser matizada o explicada, ahora es el momento de exponerlo. No lo hagas relacionándolo con lo que ha dicho anteriormente, ej.: “no estoy de acuerdo con lo que has dicho antes, aquí todos cumplimos nuestra jornada…”. Qué te parece algo así: “comprendo lo que me cuentas… y puedo asegurar que el equipo es productivo cada minuto de su jornada porque somos conscientes de la importancia de sacar el proyecto, hay momentos de risa y dialogo, porque es necesario,  sin duda estamos concentrados en sacar trabajo como se puede ver en el Reporting ”

Si la conversación va desvariando, se sale de tema importante, reconduce.

Paso 8. Acepta la crítica.

Si tu jefe tiene razón en algo, una buena estrategia es la de aceptarlo directa y honestamente. Si aceptas la crítica y reconoces el error, tu jefe no podrá seguir insistiendo en esto, no tiene sentido seguir discutiendo con una persona que ya ha reconocido su error, lo habitual es lo contrario, si tu asumes el papel de reconocer el error tu jefe pasará al representar el papel contrario, es de excusar tu error y minimizarlo, es una cuestión psicológica que refuerza nuestro sentimiento de importancia y poder.

Todos tenemos la  necesidad de sentirnos importantes y poderosos, en el caso de un jefe puede conseguirlo asumiendo un rol jerárquico de poder basado en la autoridad estricta, la reprimenda, el castigo o puede satisfacer esta necesidad asumiendo un Rol de Jefe Benévolo que sabe dispensando perdón, oportunidades, comprensión y tolerancia.

Ojo, admite el error, pero delimítalo bien, que no sea algo generalizado, céntralo en caso concreto para que el resto de asuntos relacionados quede fuera.

Paso 9. Apóyate en los datos

Como te decía en el punto 6, no generalices habla de información real que pueda ser contrastada y apoya tus argumentos en algo medible (siempre que puedas).

Lo subjetivo siempre es debatible, los datos son objetivos aunque interpretables.

Aprovecha los datos para vender tu valor, tu aportación al equipo y tu compromiso.

Paso 10. Muéstrate dispuesto ayudar, da ideas

“puedes contar conmigo, seguiré con el mismo compromiso para que el trabajo salga y salga bien”

“Sabes que siempre te paso mis sugerencia de mejora, y tengo algunas nuevas ideas que podrían ayudarnos”

Todos conocemos nuestro trabajo y tenemos ideas sobre cómo podríamos mejorar. Da tus ideas para optimizar procesos y procedimientos. Las ideas que hacen que ahorremos tiempo y mejoren los resultados siempre serán muy  valoradas. Asegúrate de que sean mejoras coherentes y pensadas, no se trata de hablar por hablar.

Ofrécete a detallar las mejoras y coordinar la implantación una vez se haya evaluado y validado su aplicación.

Paso 11. Despedida

“me alegro de que hayamos podido hablar…” si en algo puedo ayudar más o necesitas mi opinión sobre algún tema, estoy disponible”

Muestra que te ha gustado hablar y aclarar la situación. Ofrece ayuda y muéstrate accesible

Conclusiones

Trata de ponerte en la posición de tu jefe para no partir con prejuicios inútiles. Entiende bien el trasfondo de la situación. Saca las ideas principales. Establece tus límites. Mantente siempre calmado y respetuoso. La palabra clave es la asertividad (defender tu punto de vista, con respeto, tolerancia y empatía). El objetivo es que, tras la charla, no exista resentimiento, que te hayas ganado el respeto y el aprecio de tu jefe.